Constant op zoek naar mogelijkheden tot verdere automatisering

Constant op zoek naar mogelijkheden tot verdere automatisering

Maas Accountants wil klanten nog sneller en beter bedienen door processen te verplaatsen naar ‘de cloud’.

Handig, online boekhouden. Maar een accountant heeft nog veel meer processen voorafgaand of nadat er geboekt wordt in een administratie. In- en verkoopfacturen bijvoorbeeld, die voorheen moesten worden overgeklopt in de boekhouding. Zonde van de tijd: ook dit proces kan geautomatiseerd worden, met een oplossing als bijvoorbeeld Basecone. Hans Lipman, partner bij Maas Accountants, vertelt wat het gebruik van koppelingen hem oplevert.

Goed gevoel

Basecone‘We maken al lange tijd gebruik van Twinfield’, begint Lipman, ‘en dat bevalt goed. De visie van Twinfield, waarin administratieve processen zover mogelijk doorgeautomatiseerd moeten worden om zowel de ondernemer als de accountant veel tijd te besparen, sluit goed aan bij hoe wij over de accountancy denken. We willen onze klanten eerder, sneller en beter bedienen. Online boekhouden is hiervoor perfect: de boekhouding is altijd up-to-date en je kunt de klant de meest actuele cijfers laten zien. Maar er is natuurlijk meer. We hebben de Nationale Accountancydag van afgelopen jaar aangegrepen om eens te praten met partners van Twinfield op het gebied van scannen & herkennen. We waren op zoek naar een leverancier die dezelfde visie had als wij, die een goede koppeling bood en die mij als niet al te groot kantoor niet als nummer behandelt. Uiteindelijk kwam ik bij Basecone terecht. En goed gevoel, gedeelde visie en de intensieve samenwerking met Twinfield trokken ons over de streep.’

‘We wilden klanten eerder, beter en sneller bedienen. Processen verplaatsen naar de cloud is dan de oplossing.’

Na de opstartperiode, waarin de systemen aangesloten werden en medewerkers ermee leerden werken, is Lipman nu erg tevreden. ‘In geval van problemen werden meldingen bij zowel Twinfield als Basecone adequaat opgepakt. Dat geeft vertrouwen. Het kostte tijd om ons de nieuwe manier van werken eigen te maken, maar nu gaat het invoeren van in- en verkoopfacturen zeker drie keer zo snel. Dat scheelt ons enorm veel tijd, tijd die we investeren in onze klant door zijn boekhouding ‘te monitoren’ en dus vroegtijdig belangrijke ontwikkelingen te signaleren.’

Magie
Naast Basecone maakt Lipman ook gebruik van Ezora, het ondernemersdashboard. ‘Een hele mooie aanvulling, en perfect te koppelen met Twinfield. Hiermee worden cijfers begrijpelijk gepresenteerd, zodat je als accountant de klant echt kunt laten zien hoe zijn onderneming ervoor staat. Dat is de kant die we op willen.’ Ondernemers zijn vaak verbaasd en verrast over de manier waarop Maas haar processen ingericht heeft. ‘Wanneer ze het dashboard bekijken, vinden ze het vaak magie. Als we onze klanten uitleggen hoe we zijn boekhouding verzorgen, zijn ze vaak erg enthousiast over onze manier van werken. Voor ons de bevestiging dat we op de goede weg zitten.’

Hans Lipman
Hans Lipman
Partner bij Maas Accountants

Ondernemers zijn vaak verbaasd en verrast over de manier waarop Maas haar processen ingericht heeft. Maar ook zij zien dat dit de toekomst is en dat ze er veel voordeel van hebben.”

Voordelen
‘We hebben nog een aantal van onze klanten die met andere pakketten werken dan met Twinfield’, vervolgt hij. ‘Dat is prima, maar uiteindelijk willen we natuurlijk volledig standaardiseren op Twinfield en zoveel mogelijk van onze processen laten verlopen via cloud-oplossingen. Deze klanten kunnen we alleen overtuigen van het gemak van Twinfield als we ze kunnen laten zien wat de voordelen zijn, vooral van de koppelingen met partijen als Basecone. Dat lukt heel aardig: we vertellen wat we doen en vooral waarom we voor deze werkwijze gekozen hebben. Ondernemers zien ook dat dit de toekomst is en dat zij er veel voordeel van hebben’, aldus Lipman.

Intern
‘Hoe de overstap naar cloud-oplossingen intern verlopen is? Vooral door veel te praten met elkaar, te vertellen welke kant we op wilden en waarom we dachten dat dat de juiste weg was, is dit goed verlopen’, vertelt Lipman. ‘Onze medewerkers zien het belang ervan in en stonden achter deze visie. Dat is noodzakelijk om een draai als deze te kunnen maken. Open communicatie en elkaar helpen waar nodig zorgde ervoor dat dit vrij probleemloos verlopen is.’

‘Ik ben ervan overtuigd dat we de goede keus hebben gemaakt door voor cloud-oplossingen te kiezen waar dat kan. Onze klanten zijn positief, wij vinden deze werkwijze bij ons passen en er wordt ons verteld dat we nog steeds voorop lopen wat betreft automatisering in de accountancybranche. Om nog maar te zwijgen over de enorme hoeveelheid papier die we besparen. Dat lijkt onbelangrijk, maar is in onze optiek een heel groot pluspunt.’