De opmars van integratie-applicaties in de cloud

De opmars van integratie-applicaties in de cloud

Succesvolle integratie Newbase, Twinfield & Diamond FMS

Van lead tot managementinformatie geautomatiseerd
In deze tijd waarin men oneindig kan kiezen uit verschillende software is de belangrijkste vraag niet meer alleen voor welke software je moet kiezen, maar ook of de verschillende softwaresystemen binnen de organisatie aan elkaar gekoppeld kunnen worden. Om werkprocessen zo efficiënt mogelijk in te richten is deze koppeling voor veel bedrijven noodzakelijk. Grote partijen als SAP en Oracle zijn niet meer allesbepalend, maar er zijn ook steeds meer kleine SaaS applicaties die integreren in de cloud. Een goed voorbeeld van een bedrijf die dit maximaal toepast is Aquaprojects uit Den Bosch. Het bedrijf wist alle processen binnen de organisatie te automatiseren, van lead tot managementinformatie dankzij de online koppeling tussen drie verschillende softwarepakketten: Newbase, Twinfield en Diamond FMS.

Wellness specialist

Aquaprojects is gespecialiseerd in het bouwen en plaatsen van zwembaden, sauna’s en whirlpools beschikt over meer dan 16 jaar aan ervaring op het gebied van luxe wellness. De wellness producten zijn niet alleen voor publieke gelegenheden bestemd, maar ook voor de particuliere markt. Het bedrijf onderscheidt zich van concurrenten in de branche door vooruitstrevend te werk te gaan als het gaat om de bouw van milieu vriendelijke zwembaden, door onder andere te werken met zonne-energie en innovatieve technieken waardoor het gebruik van chemicaliën sterk afneemt. Voorheen gebruikte het bedrijf een ander softwarepakket. ‘Dit pakket was verschrikkelijk gebruiksonvriendelijk’, stelt Jeroen Vriezekolk. ‘Het was erg lastig om snel een overzicht te krijgen van debiteuren, crediteuren en projecten. Teveel handelingen moesten worden verricht en daarbij waren fouten in het systeem bijna niet te corrigeren. Daarnaast bleek het vaak niet eenvoudig om de verschillende deelprocessen binnen de organisatie in één oogopslag te zien. De overstap naar de combinatie van Newbase-Twinfield-Diamond FMS bleek hét antwoord.’

 

Het vorige softwarepakket voldeed niet aan de wensen. Met de nieuwe online applicaties en de koppelingen tussen de drie pakketten is onze managementinformatie sterk verbeterd en hebben we alle processen binnen de organisatie perfect in de grip.

Jeroen Vriezekolk
Bedrijfsleider bij Aquaprojects

Integratie drie pakketten

Newbase is een Enterprise Resource Planning (ERP) systeem voor alle bedrijfsprocessen binnen het mkb, wat aangeboden wordt via Sofware as a Service (SaaS). Vervolgens zocht Vriezekolk verder naar een aanvullend boekhoudpakket. ‘Onze accountant wees ons op het pakket van Twinfield. Voor ons was het heel belangrijk dat er een goede interactie was tussen de twee online oplossingen. In Newbase zit tenslotte alle informatie van onze klanten en leveranciers en deze informatie wordt rechtstreeks doorgeboekt naar Twinfield. Daar mogen geen fouten insluipen.’ De verbinding tussen de twee applicaties bleek snel en succesvol gelegd waarna ook het financieel managementsysteem Diamond FMS kon worden gekoppeld. Met Diamond FMS worden maandelijks de financiële resultaten uit Twinfield ingelezen om vervolgens deze resultaten te kunnen vergelijken met de begroting. Met Diamond FMS kunnen eenvoudig prognoses gemaakt worden van de liquiditeitsontwikkeling. Hierdoor kan snel geschakeld of bijgestuurd worden.

Direct inzicht in projecten

Judith Brouwers, accountant bij Meierij Accountancy en verantwoordelijk voor de verwerking van de administratie van Aquaprojects, heeft door de succesvolle integratie van de drie systemen een prima zicht op de ontwikkeling van de organisatie. ‘Grote voordelen zijn de verbeterde managementinformatie en de efficiëntie die aanzienlijk verbeterd is. De pakketten werken naadloos met elkaar samen en alle informatie hoeft maar een keer ingevoerd te worden. Door de verschillende ‘dashboards’ heeft het personeel inzicht in voor de functie relevante informatie. Het management heeft dashboards met managementinformatie.’ Ten aanzien van de financiële gegevens heeft niet alleen accountant Judith Brouwers beter inzicht in hoe het bedrijf ervoor staat, maar ook de directie beschikt eenvoudig over deze gegevens.

Niet alleen de accountant kan sneller zijn werk doen, maar ook onze administratief medewerkster kan in hetzelfde tijdsbestek veel meer werk verrichten.

‘In Twinfield kan je zelf rapportages samenstellen en rechtstreeks vanuit de saldibalans doorklikken naar de boeking. Daarnaast heeft Twinfield sinds kort een directe koppeling met de Rabobank, waardoor de banktransacties automatisch worden ingelezen in Twinfield. Extra voordeel is dat het beoordelen en controleren van de administratie door mij veel minder tijd kost’, legt Brouwers uit. Vriezekolk vult aan: ‘Niet alleen de accountant kan sneller zijn werk doen, maar ook onze administratief medewerkster kan in hetzelfde tijdsbestek veel meer werk verrichten. We kunnen nu facturen en bankafschriften matchen en dat zorgt voor veel snelheid en flexibiliteit.’

24/7 online beschikbaar

Zowel Newbase als Twinfield werken volgens het SaaS model, dat betekent dat alle gegevens 24/7 online beschikbaar zijn, maar bang voor eventuele risico’s is de bedrijfsleider echter niet. ‘Beide leveranciers hebben erg stabiele platforms en zijn heel overzichtelijk qua kostenstructuur. Door de abonnementsprijzen is er geen initiële investering in software meer nodig en zijn wel alle bedrijfsprocessen, van lead tot managementinformatie geautomatiseerd.’

Innovatie

Doordat alle interne processen van Aquaprojects zo efficiënt en gestructureerd ingericht zijn kan de wellness specialist met een gerust hart naar de toekomst kijken en alle aandacht besteden aan milieuvriendelijke en innovatieve projecten. ‘Wij realiseren op een nieuwe manier de mooiste wellness omgevingen. We streven ernaar leidend te zijn als het gaat om milieu- en energiebesparingen. In de toekomst willen we nog meer kwaliteitsmerken voeren en projecten realiseren waarin oog voor detail en hoogstaande milieuvriendelijke technieken voorop staan’, besluit Vriezekolk tevreden.