Wat houdt bewaarplicht in?

Voldoe je na de overstappen nog wel aan de bewaarplicht

De fiscale bewaarplicht is een wettelijke verplichting voor iedere ondernemer in Nederland om zijn administratie minimaal zeven jaar te bewaren. Elke ondernemer in Nederland moet op verzoek van de Belastingdienst een inspecteur binnen een redelijke termijn inzage kunnen geven in zijn of haar administratie tot zeven jaar terug. Deze wettelijke verplichting bestaat om belastingfraude op te kunnen sporen en tegen te gaan.

Fiscale bewaarplicht

Fiscale bewaarplicht houdt in dat ondernemers hun administratie minimaal 7 jaar moeten bewaren.

Belastingdienst

Een inspecteur van de Belastingdienst moet controle uit kunnen voeren.

Fraude tegengaan

Deze verplichting bestaat om belastingfraude op te kunnen sporen en tegen te gaan.

Basisgegevens administratie

Zeven jaar bewaarplicht

Bepaalde onderdelen van je administratie worden aangemerkt als basisgegevens. Deze basisgegevens worden na die zeven jaar niet meer bij je opgevraagd.

Basisgegevens zijn bijvoorbeeld:

– het grootboek
– de debiteuren- en crediteurenadministratie
– de voorraadadministratie
– de in- en verkoopadministratie
– de loonadministratie

Laat je (een deel van) je administratie verzorgen door een accountantskantoor, een computer- of loonservicebureau? Dan vallen de gegevens(dragers) van die bureaus waarop gegevens over je onderneming staan, ook onder je fiscale bewaarplicht.

Uitzonderingen bewaartermijn

Bewaarplicht onroerend goed

Uitzonderingen op deze regel van de bewaartermijn gelden onder andere voor onroerende zaken zoals bedrijfspanden. De wettelijke bewaartermijn voor gegevens met betrekking tot investeringen in onroerende zaken is tien jaar. Beginnend in het boekjaar na het boekjaar waarin je de onroerende zaak voor het eerst in gebruik neemt.

Je kunt met de Belastingdienst afspraken maken over een aangepaste bewaartermijn als het gaat om ‘overige gegevens’. Al dan niet via je accountant. Bovendien kun je over de overige gegevens in je administratie behalve over de bewaartermijn, ook nog andere afspraken maken. Zoals:

– de vorm waarin je de gegevens bewaart
(op papier of elektronisch);
– het detailniveau
(bijvoorbeeld dagstaten of telstroken van de kassa).

Let erop dat je alle afspraken op papier vastlegt! Afspraken die je met de Belastingdienst maakt gelden niet automatisch voor andere overheidsinstellingen.

Digitale bewaarplicht

Om aan de bewaarplicht te voldoen, dien je ook computerprogramma’s en bestanden met betrekking tot belastingzaken minimaal zeven jaar te bewaren en daartoe toegang te hebben. Je voldoet niet aan de bewaarplicht als je deze gegevens uitprint en in een map stopt.

Je mag onder bepaalde voorwaarden gegevens in een andere vorm bewaren. Dit wordt conversie genoemd. Dit geldt ook voor zaken die je bijvoorbeeld overlaat aan je accountant. De voorwaarden die de Belastingdienst stelt om te mogen overgaan op de conversie van gegevens, zijn:

– Je zet alle gegevens over;
– Je zet gegevens inhoudelijk juist over;
– Je zorgt ervoor dat de nieuwe gegevensdrager tijdens de hele bewaartermijn beschikbaar is;
– Je kunt de geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd (re)produceren en leesbaar maken;
– Je zorgt ervoor dat een controle van de geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd kan worden uitgevoerd.

Een tip die de Belastingdienst je hierbij geeft, is om je conversieplannen vooraf aan de belastingdienst voor te leggen.

Waarom controle?

Welke gegevens moet je aanleveren

Voor een belastingdienstcontrole kunnen verschillende aanleidingen zijn. Bijvoorbeeld ingediende aangiften die de Belastingdienst verdacht vindt of een onderzoek die ze verrichten bij derden, bijvoorbeeld bij een van je leveranciers of een zakenpartner. Het hoeft dus niet eens over jou jouw onderneming te gaan. De inspecteur vraagt bij een controle inzage in je administratie en kijkt of hij fouten of onregelmatigheden kan ontdekken.