100%

accountancy gespecialiseerd

35 jaar

toonaangevende software

10.000+

tevreden gebruikers

CRM

Volledig overzicht van al jouw klanten en hun gegevens.

Factureren

Vijf verschillende facturatie mogelijkheden.

Rapportages

Uitgebreide managementrapportages zoals onderhanden werk, klantenoverzicht, personeelsoverzicht. 

Digitaal dossier

Gemakkelijk digitaal klantendossiers bijhouden.

Software releases

Elk jaar worden verschillende functies geoptimaliseerd en vernieuwd zodat de software nog beter wordt.

Support

Stel 24/7 via internet je vragen aan onze experts. Daarnaast zijn we ook nog telefonisch bereikbaar tijdens werkuren.

ERP Software

Van uur tot factuur

  1. Flexibiliteit in het declareren van uren.
  2. Uren en declaraties makkelijk aanpasbaar. 
  3. Medewerkers kunnen uren bijhouden, plannen en boeken.

Factureren op basis van:

  1. Regie (van uur tot factuur).
  2. Voorschotten (voorschot op werkzaamheden).
  3. Vaste prijsafspraken.
  4. Abonnementen (vast maand bedrag).
  5. Verschotten (doorbelasten kosten).

Rapportages

  1. Uitgebreide managementrapportages zoals, productiviteit van je medewerkers, onderhanden werk, klantenoverzicht, personeelsoverzicht. HRM, financieel, productie en marketing. 
  2. Rapportagedata exporteren naar Excel is ook mogelijk. 

Digitaal dossier

  1. Klantdossier aanmaken en beheren.

  2. Simpel e-mails koppelen aan een digitaal dossier.

  3. Koppeling met Microsoft office.

  4. Standaard briefsjablonen worden automatisch opgeslagen en gearchiveerd.

Planning & control

  1. Budgetteren van opdrachten in uren en geld.
  2. Inplannen en roosteren van werkzaamheden.
  3. Voortgangsbewaking van budgetten en taken/werkzaamheden.
  4. Uitgebreide rapportages vergelijken met voorgaande jaren. 

Budgetteren

Op klantniveau in tijd en in geld.

Urenregistratie

Overzichtelijk urenregistratie voor verschillende opdrachten

Roosterplanning

Inplannen en roosteren van je medewerkers. Hierdoor heb je overzicht in de planning van het kantoor. 

Outlook connector

E-mails van Outlook onder een digitaal dossier van een klant hangen.

Kies je eigen modules

Kies zelf de modules die jij nodig hebt.

Gespecialiseerd in accountancy

We kennen de vragen en uitdagingen van accountants in Nederland.

All-in-one software

Je hele backoffice geautomatiseerd met één softwareprogramma.

ERP voor accountants

ERP voor een accountantskantoor, werkt dat wel? Steeds meer kantoren kiezen ervoor.  Maar wat is ERP precies? En, wat moet je er verder over weten? Om je bij te praten over ERP voor accountants- en administratiekantoren vind je hieronder de meest gestelde vragen die wij over ERP krijgen en onze antwoorden daarop. Wie weet helpt het je om net als andere kantoren met slimme kantoorautomatisering de nodige stappen zetten.

ERP staat voor ’Enterprise Resource Planning’. Een term die begin jaren 90 geïntroduceerd werd door onderzoeksbureau The Gartner Group. ERP-software of -systeem staat voor een informatiesysteem waarmee organisaties hun bedrijfsprocessen intern integreren om daar voordelen mee te behalen. Denk aan integratie van bedrijfsprocessen als logistiek, voorraadbeheer, HRM, CRM en de financiële administratie. Met andere woorden: met een ERP-oplossing kun je als organisatie vanuit één systeem je inkoop-, verkoop-, voorraad-, salaris-, personeels-, CRM-, je financiële administratie voeren waardoor je intern en extern beter en sneller kunt werken en je uiteindelijk je omzet kunt verhogen.

Op hoofdlijnen kun je twee soorten ERP-oplossingen onderscheiden: ERP-software die online in de cloud draait en ERP-software die lokaal op de server van je kantoor geïmplementeerd wordt (on-premise). Je hebt dan te maken met resp. de zogenaamde ‘best of breed-software’ enerzijds en de ‘alles-in-een-software’ anderzijds. Best of breed betekent dat je per proces binnen je kantoor kiest voor de best passende losse module van verschillende leveranciers die je onderling online aan elkaar koppelt via API’s. Alles-in-een-software biedt binnen één systeem van één leverancier meerdere functionaliteiten voor allerlei processen. Deze software schaf je eenmalig aan als totaalpakket en installeert je intern lokaal op je server of computers.

ERP on-premise betekent dat de ERP-software lokaal op de computers of de servers van je eigen kantoor wordt geïnstalleerd, waardoor de integratie van de diverse processen binnen één systeem van één leverancier plaatsvindt. En sommige gevallen wordt het dan voor uitbreidingen lastiger om te koppelen met modules van andere softwareleveranciers, met name softwareleveranciers van cloud-oplossingen. Er zijn echter on-premise ERP-softwaresystemen die het wel mogelijk maken om goed te integreren met webbased cloudsoftware. Zo maakt Alure dit als ERP-softwareleverancier voor accountants mogelijk met Twinfield voor de financiële administraties van accountantskantoren en hun klanten.

Het voordeel van ERP on-premise is dat je lokaal werkt in één softwaresysteem van een en dezelfde softwareleverancier waar je altijd terecht kunt voor support. Je kunt deze systemen veelal met een eenmalige uitgave aanschaffen en daarna zelf updaten indien de leverancier updates beschikbaar stelt. Ook kun je met meerdere gebruikers tegelijk intern via licenties in het systeem werken. Het is daarmee overzichtelijk in huis, waarbij je intern zorgt voor de veiligheid van het systeem en backups van je data. Dit kan overigens ook een nadeel zijn. Een beperking is ook dat je niet tijd- en plaatsonafhankelijk ermee kunt werken en dat het systeem kan verouderen als je geen updates van de leverancier krijgt, koopt en/of goed doorvoert. Daarbij is een lokaal geïnstalleerd systeem kwetsbaarder bij een crash of diefstal dan wanneer het systeem bijvoorbeeld professioneel beveiligd is opgeslagen in de cloud.

ERP in de cloud betekent dat de software niet op  je eigen computer of server draait maar elders, veelal op internet. Door in de cloud te werken, maak je zodoende gebruik van software die door een leverancier op internet gehost en beveiligd wordt en waarvan je als dienst gebruik maakt via een abonnement. Ook wel een SaaS-oplossing (Software-as-a-Service) genoemd, zoals Twinfield als online boekhoudpakket dat biedt. Omdat de software niet op een plek maar via internet op grote beveiligde servers elders,  kun je er vanaf elke werkplek en op elk moment mee werken zolang je maar toegang tot internet hebt. Gartner voorspelt dat binnen tien jaar de markt grootschalig gebruik gaat maken van een volledige ERP-oplossing in de cloud.

Het voordeel van ERP in de cloud is dat je het veelal als een dienst via een abonnement afneemt en dat je het maandelijks weer kunt opzeggen. Je hoeft dus als kantoor geen grote bedragen uit te geven voor de aanschaf. Je hebt de software niet in je bezit maar maakt er wel gebruik van. Een ander groot voordeel is dat je realtime kunt samenwerken vanaf iedere plek waar je internet hebt en op elk gewenst moment. Bovendien kan ERP-software in de cloud achter de schermen doorontwikkeld worden, waar je als gebruiker direct van profiteert. Je hoeft lokaal dus niet zelf updates aan te schaffen en door te voeren. Dat je internet nodig hebt om ermee te kunnen werken, kun je ook als nadeel zien. Een andere beperking is dat je heel zorgvuldig moet kiezen als het gaat om de veiligheid. Belangrijk is alleen in zee te gaan met leveranciers die hun diensten in de cloud aantoonbaar goed beveiligen tegen cyberaanvallen van buitenaf.

Open source ERP is een variant op online ERP-software. Open source is software die uit verschillende softwaremodules bestaat afkomstig van verschillende ontwikkelaars van over de hele wereld. Alle ontwikkelaars worden in feite in de gelegenheid gesteld om mee te ontwikkelen aan het systeem. Wat dan ontstaat is een flexibel netwerk van vrij te koppelen softwareapplicaties waar wereldwijd dagelijks aan gebouwd wordt en zo steeds geavanceerder kan worden. Sinds 2014 nemen open-sourceoplossingen voor ERP een exponentiële groei door, zo blijkt uit onderzoek van IDC. Vooral voor handelsbedrijven is er veel opensourcesoftware beschikbaar, bijvoorbeeld voor inkoop, verkoop, voorraadbeheer, rapportages en e-commerce.

Open source ERP-software heeft zowel voor- als nadelen. Het voordeel van open source is dat het in feite iedereen is toegestaan om heel specifieke functionaliteiten te ontwikkelen en deze te koppelen zodat de ERP-software als geheel steeds rijker wordt aan mogelijkheden. De keerzijde hiervan is dat niet alle softwareonderdelen gegarandeerd goed gebouwd worden of door de betreffende ontwikkelaars actueel gehouden worden. Verder moet je beschikken over ICT-expertise om de verschillende functionaliteiten aan elkaar te koppelen en te beheren om het goed functionerend te houden. Elk onderdeel binnen de software moet immers goed blijven communiceren met de andere onderdelen, ook na een update. Elke verandering of update kan dus het functioneren van het gehele systeem in gevaar brengen.

ERP-software dient er in de basis voor om als totaaloplossing al je gewenste interne processen te integreren in één systeem. Wat je intern integreert zijn bijvoorbeeld je kantoorurenverantwoording, je eigen administratie, klantbeheer, klantcommunicatie documentstromen, planningen en bijvoorbeeld externe fiscale software door deze te koppelen. Je kunt dan met alle medewerkers vanuit dat ene systeem werken waardoor je intern efficiënter gaat werken, je tijd en kosten kunt besparen en bijvoorbeeld klantgerichter kunt gaan werken of meer focus kunt houden op groei of de kwaliteit van je dienstverlening.

Het intern integreren van bedrijfsprocessen met een ERP-systeem kan vele voordelen bieden. De kern van al die voordelen is dat alle data van je kantoor in één ERP-systeem slechts eenmalig ingevoerd en opgeslagen hoeven te worden. Zo ontstaat één bron van data die centraal actueel gehouden wordt. Medewerkers krijgen vervolgens via autorisaties toegang tot dat deel van het systeem dat zij nodig hebben om efficiënt te kunnen werken zodat er intern niets meer dubbel hoeft te worden bijgehouden. Het gevolg hiervan is dat er efficiënter gewerkt kan worden, dat er minder fouten gemaakt worden en dat je zodoende op manuren kunt besparen. Als kantooreigenaar houdt je zo meer tijd over voor zaken als sales, klantcontact en groei.

ERP wordt niet alleen bij grote bedrijven gebruikt – zoals van oudsher alleen groothandels en productiebedrijven ERP toepasten. Tegenwoordig maken ook kleinere organisaties en dienstverleners gebruik van ERP, mede door de opkomst van specifieke standaardpakketten in de cloud. Ook als accountantskantoor kan ERP zeker interessant zijn. Zo kun je bijvoorbeeld denken aan integratie van alle interne en externe werkstromen zoals het documentenbeheer, urenplanningen en bijvoorbeeld aan integratie van telefonie. Zo biedt Alure bijvoorbeeld een oplossing waarmee je in één oogopslag ziet welke medewerkers wel en niet bereikbaar zijn en verschijnt er informatie over de beller op het beeldscherm van je telefoon, bijvoorbeeld of het een klant is en welke de relatiemanager bij die klant hoort.

De voornaamste redenen voor kantoren om intern met ERP-software te gaan werken, zijn de voordelen van het efficiënter kunnen (samen)werken, de te behalen kostenverlagingen en de verbeterde communicatie met klanten en tussen kantoormedewerkers. Zodoende kan bijvoorbeeld in een ERP-systeem ingevoerde offerte omgezet worden in een klantopdracht die vervolgens automatisch verwerkt wordt tot een urenplanning. Een geautomatiseerd proces dat je kantoor veel tijd kan besparen. Bovendien beschik je met een goed ERP-systeem dagelijks over realtime informatie waar je als kantoor je voordeel mee kunt doen. Denk bijvoorbeeld aan inzicht in gemaakte uren, specifieke kantoorkosten maar ook je omzet per klant, regio of type klant.

Binnen het vakgebied accountancy verandert er veel. Het gaat niet langer om het correct registreren van cijfers alleen. Ondernemers willen graag advies hoe zij die cijfers kunnen verbeteren, bijvoorbeeld om groei te realiseren in omzet en winst. ERP helpt je als accountant daarbij. Met een gezonde interne bedrijfsvoering die efficiënt met ERP is ingericht, automatiseer je zoveel mogelijk de processen die te maken hebben met je dienstverlening waardoor jij je klanten nog beter kunt bijstaan. Bovendien kun je met ERP eenvoudiger een ander verdienmodel hanteren, een verdienmodel gebaseerd op vaste prijzen voor standaardwerk en werkafspraken bijvoorbeeld. Met een integraal systeem voor urenregistratie en facturatie maak je inzichtelijk hoeveel uren er precies zijn gaan zitten in welke taken en voor welke klant waardoor je met een ERP-systeem álle facturabele uren kunt doorbelasten, via vaste prijsafspraken dan wel via declaraties.

Wat een ERP-systeem precies kost, is niet zo eenvoudig te bepalen. Zo heb je niet alleen te maken met de aanschaf- en licentieprijzen of een abonnementsprijs voor de software. Er zijn meer kosten om rekening mee te houden. Denk aan implementatiekosten, opstartkosten, interne kosten zoals personeelskosten, eventuele kosten voor het upgraden van je hardware, trainingen en/of terugkerende onderhoudskosten. Afhankelijk van de omvang van je kantoor krijg je in meer of mindere mate te maken met diverse kostencomponenten. Zo werk je als klein kantoor met relatief weinig mensen, met zogenaamde standaardpakketten waaraan je niet veel andere modules meer hoeft te koppelen om er intern volledig je werkprocessen mee te kunnen integreren. Als richtlijn kun je aanhouden dat als je met minder dan 50 medewerkers werkt, je licentie-kosten of abonnementsprijs voor 53% de kosten bepaalt van je ERP-systeem en 47% uit de overige kosten.
bron: ERP wijzer 2018 ICT portal

Als accountants- en administratiekantoor wil je een ERP-softwareleverancier die zoveel mogelijk de (financiële) processen in je backoffice automatiseert. Zaken die je als kantoor bijvoorbeeld wilt kunnen automatiseren, zijn vastlegging en beheer klantgegevens, marketingacties, klantcommunicatie, personeels- en salarisadministratie, urenregistraties, declaraties, factureren, begroten, voorschotten maken, je eigen financiële administratie, klantdossiers aanmaken, documentmanagement- en archivering, het maken van (jaar)planningen, monitoren budgetten, bijhouden van statistieken, in- en extern rapporteren en het standaardiseren van interne werkprocessen. Bij voorkeur kies je modules waarmee je van start wilt om na verloop van tijd deze uit te breiden met andere modules uit hetzelfde softwaresysteem.

Of iets voor je gaat werken, weet je vaak pas als je het ervaart. Toch is de voorbereiding essentieel om ERP voor je kantoor te laten slagen. Belangrijk is om je goed te laten informeren als je overweegt met ERP te gaan werken. De keuze van de leverancier is een belangrijke stap. Overstappen op iets nieuws doe je niet zomaar. Daarbij moet een systeem tegemoetkomen aan de wet- en regelgeving voor de financiële sector. Juist als financiële dienstverlener wil je met zo weinig mogelijk inspanning voldoen aan alle regels, ook in de toekomst als de regels wijzigen. Een ERP-systeem dat rekening houdt met alle financiële en juridische richtlijnen, is een ERP-systeem dat ontwikkeld is door een leverancier die deze specifieke kennis en ervaring in huis heeft. Een leverancier die zich daar op toelegt. Onderzoek daarom wat de achtergrond is van een leverancier en voor wie hij zijn systemen ontwikkelt. Hoe specifieker, hoe beter. Zoek daarnaast accountantskantoren op die er al mee werken. Hier vind je bijvoorbeeld filmpjes van kantoren die ervaring hebben met de ERP-oplossing van Alure.

De beste ERP-leverancier bestaat niet omdat ieder bedrijf weer anders is. Iedere sector heeft heel eigen functionaliteiten. Als accountantskantoor of administratiekantoor is het daarom van belang een leverancier te kiezen die gespecialiseerd is in het bieden van ERP-systemen aan de financiële dienstverleners, en nog liever: aan accountants- en administratiekantoren. Alleen dan weet je zeker dat je goed uit de voeten kunt met de standaardmodules en geen tot weinig maatwerk nodig hebt. Immers, de modules zijn al gemaakt voor accountantskantoren. Leveranciers die zich toeleggen op accountants als hun ideale klanten, hebben de kennis, kunde en ervaring in huis om je als accountantskantoor optimaal te bedienen. Zowel vooraf, tijdens als na de implementatie van het systeem.

Een succesvolle ERP-implementatie staat of valt met de aandacht en kennis die zowel de opdrachtgever als de ERP-leverancier heeft. Het liefst wil je zo snel mogelijk het beste en goedkoopste ERP-systeem implementeren zodat je snel kunt profiteren van alle voordelen ervan. Tegelijkertijd moet je realistisch zijn om te voorkomen dat je tijdens de implementatie of daarna tot de conclusie moet komen dat alles voor niets is geweest omdat het niet werkt. Onderzoek wijst uit dat zeker 25% van alle implementatietrajecten van ERP-systemen mislukt. Om ervoor te zorgen dat jij tot die 75% gaat behoren, is ons advies: investeer en blijf investeren in ERP. Zowel voor, tijdens als na de implementatie.

  1. Investeer in de ERP-voorbereidingen
    Investeer om te beginnen veel van je tijd om kennis op te doen. Weeg zorgvuldig af of ERP de beste oplossing is voor jouw kantoor. Immers, ERP is nog altijd een middel, geen doel op zich. Wat wil je er precies mee bereiken? Waarin en waarom voldoet het huidige systeem niet meer? Kun je dat verhelpen binnen dat systeem zelf? Welke processen en workflows wil je graag automatiseren, nu of later? Welke daarvan gaan nu al goed en hoe borg je die kwaliteit straks in het nieuwe systeem? Een ERP-systeem kan alleen voldoen, als je vooraf weet wat je wilt dat het voor je gaat doen. Zorg dus voor een goede inventarisatie van je wensen en eisen, zowel de ‘need-to-haves’ als de ‘nice-to-haves’ en raak zo langzamerhand thuis in de wereld van ERP. Heb je eenmaal besloten voor een ERP-oplossing voor jouw kantoor te gaan, maak dan intern iemand eigenaar van het project. Een senior die je voldoende tijd geeft om het project te trekken en er continu bovenop te zitten, zodat je goed weet wat er speelt. Van begin tot het einde.
  2. Investeer in de selectie van ERP-leverancier en -modules

Investeer vervolgens voldoende tijd in het selectieproces. Ga na welke functionaliteiten minimaal nodig zijn en maak een longlist en daarna een shortlist van systemen die voldoen. Bij voorkeur zoek je ERP-leveranciers die gespecialiseerd zijn in ERP-systemen voor accountantskantoren. Onderzoek online wat je kunt vinden, ga met deze leveranciers in gesprek en zoek naar ervaringen van andere accountants- of administratiekantoren. Staar je bij de selectie niet blind op grote namen. Leveranciers met grote namen zijn niet altijd de beste keuze voor jouw kantoor. Een ERP-systeem dat een hoeveelheid aan functionaliteiten heeft die je niet nodig hebt, maakt het systeem onnodig complex. Kijk liever naar de gespecialiseerde functionaliteiten die relevant zijn voor jou als accountantskantoor. Realiseer je ook dat je naast tijd, ook geld moet investeren om geld te kunnen verdienen. Kies liever voor enkele modules en implementeer die optimaal, dan teveel ineens waardoor je onvoldoende tijd, aandacht en geld hebt om het goed te doen.
 

  1. Investeer tijdens de ERP-implementatie

Heb je eenmaal besloten welke modules je direct wilt afnemen en welke later of waar eventueel nog maatwerk nodig is, dan ga je bij voorkeur een gefaseerde implementatie in. Een gefaseerde implementatie kan je helpen om het systeem steeds beter te laten aansluiten op de doelen die je ermee wilt bereiken. Tijdens een traject leer je immers steeds beter wat ERP voor je kan doen en hoe je de dingen nog beter kunt inrichten. Waardoor je gaandeweg misschien nieuwe functionaliteiten of processen wilt invoeren. Als je vooraf alles dichttimmert, profiteer je niet van de leercurve binnen het traject. Tijdens het implementatietraject is bovendien van cruciaal belang maximaal te investeren in de aandacht en tijd voor de mensen die ermee moeten werken. Betrek ze voor, tijdens en na de implementatie. Laat zien dat jij als kantooreigenaar dit belangrijk vindt, laat ze hun kennis delen over verbeteringen en neem ze mee in de doelen die er gezamenlijk behaald kunnen worden. Een verandertraject als deze gaat vaak gepaard met tegenwerking, tenzij alle medewerkers het belang van de verandering inzien en het niet als een bedreiging zien. Een veelvoorkomende valkuil is dat mensen workarounds verzinnen om na implementatie niet met het nieuwe systeem te hoeven werken. Mensen houden nu eenmaal liever vast aan oude vertrouwde gewoonten, zelfs als die niet werken.
4. Investeer na de ERP-implementatie
Na de implementatie van een ERP-systeem is het van belang te blijven investeren, o.a. in de vorm van trainingen. Het komt een succesvolle implementatie ten goede als een aantal kantoormedewerkers door de leverancier getraind wordt om daarna zelf de andere medewerkers op te leiden. Zo borg je intern de kennis over het systeem en zorg je ervoor dat de juiste mensen intern sleutelrollen vervullen om het systeem door iedereen optimaal in gebruik te laten nemen en te houden. Na de implementatie kan het ERP-systeem immers pas zijn werk doen en daar heb je je mensen voor nodig. Sta bovendien ook na implementatie nog open voor veranderingen. Misschien zijn er processen die je anders wilt of komen medewerkers tot nieuwe inzichten over hoe een workflow nog beter kan. Evalueer en stuur bij, ook na afloop. Zo blijf je als organisatie leren en laat je mensen en het systeem samen tot het beste resultaat komen.

ICT Portal – een initiatief van het Europees Kenniscentrum voor Informatietechnologie (EKCIT) – doet continu onafhankelijk onderzoek naar ERP. Kijk online voor meer ERP-informatie, download daar hun ERP-wijzer of neem daar contact op voor meer vragen.