300+

software koppelingen

100%

in de Cloud

180.000+

tevreden gebruikers

Rapportages

Volg online realtime de belangrijkste financiële cijfers.

Banken

Van ING tot Knab. Bankafschriften staan dagelijks automatisch voor je klaar.

Offerte & factuur

Maak professionele offertes en facturen en weet wanneer jouw klant betaald heeft.

Belastingaangifte

Verstuur de btw-aangifte direct vanuit de online boekhouding.

Goed beveiligd

24/7 databeveiliging en datahosting door experts.

Advies & support

Stel 24/7 via internet vragen aan je accountant of onze experts.

Back-ups & updates

Dagelijkse backups van je data en maandelijkse updates voor nog betere software.

Online boekhouden

Dashboard

Stel zelf je favorieten in, zodat je snel kunt schakelen tussen jouw belangrijk functionaliteiten.

Realtime inzicht in jouw omzet

Bekijk alle onbetaalde verkoopfacturen!

Bankkoppelingen Twinfield

Bankkoppelingen

Direct al je bankafschriften ingeladen.  

Alle betalingen en ontvangsten worden gematcht met je openstaande posten. 

Rabobank, ING, ABN AMRO, Knab (bankafschriften importeren ook mogelijk met overige banken).

Belastingaangifte

Verstuur je belastingaangifte per maand, kwartaal of jaar en verzend het direct digitaal naar de Belastingdienst.

ICP-aangiftes voor belasting in het buitenland.

Offertes & facturen

Verstuur offertes en facturen in je eigen huisstijl.

Zie in één oogopslag welke facturen (niet) betaald zijn en verstuur direct een herinnering.

48 handige rapportages

48 rapportages met één druk op de knop. Snel, gemakkelijk en gericht rapporteren voor extra inzichten in je bedrijf.  

Twinfield koppelt eenvoudig met diverse software pakketten

Koppel je eigen software

Koppel de software die jij gebruikt direct aan je boekhouding.

Dit bespaart enorm veel tijd in het bijhouden van je administratie.

En je krijg direct inzichten in de status van je bedrijf.

Alles in één boekhoudprogramma

Budgetteren

Stel je budget samen en monitor de voortgang van de financiële resultaten.

Debiteurenbeheer

Overzicht van facturen die nog niet betaald zijn. Stuur deze debiteuren direct een herinnering.

Vreemde valuta

Regel je inkopen en verkopen in verschillende valuta. Van dollar tot yen.

Inkoop

Beheer je leveranciers en inkoop in één overzicht.

Betalen & incasseren

Maak gemakkelijk betaal- en incassobestanden en incasseer ze bij de bank.

Projecten & uren

Registreer eenvoudig je projecten en je uren per klant.

Import & export

Gemakkelijk je gegevens importeren en exporteren. Met verschillende bestandtypen zoals Excel.

Online boekhouden: alles wat je erover wilt weten en meer

Online boekhouden is een breed begrip dat iedere ondernemer wel kent. Om precies te weten wat het inhoudt, geven we hieronder antwoorden op de meest prangende vragen over boekhouden die ondernemers ons de afgelopen 20 jaar gesteld hebben. Beginnend bij de basis van het wat, hoe en waarom van boekhouden. Tot aan de top-5 online boekhoudprogramma’s en tips waar op te letten bij je keuze van het juiste pakket.

Boekhouden is het binnen je organisatie structureel vastleggen van je financiële inkomsten, uitgaven en vermogenspositie. Dat is in een notendop wat je als ondernemer met boekhouden doet. Je boekhouding heeft twee hoofddoelen:

  • het verplicht afleggen van verantwoording aan de Belastingdienst
  • het inzichtelijk maken van de financiële positie van je organisatie zodat je bedrijfseconomische beslissingen kunt nemen

Met andere woorden: ongeacht het type ondernemer dat je bent, door te boekhouden:

  • kun je je belastingaangiftes doen bij de belastingdienst (zowel je btw-aangifte als je inkomensaangifte),
  • kom je in aanmerking voor regelingen zoals de startersaftrek of de kleine ondernemersregeling,
  • maak je inzichtelijk hoe je er financieel voor staat door alle facturen, rekeningen en bonnen die je ontvangt en uitstuurt vast te leggen.

Via je boekhouding weet je precies welke kosten je maakt, welke investeringen je doet en welke omzet je maakt. Je winst- en verliesrekening toont hoe je er voor staat. Je boekhouding is dus een essentieel fundament voor je onderneming. Ook voor de moderne MKB-ondernemer of ZZP’er die liever onderneemt dan met zijn boekhouding bezig is.
Bekijk alle regelingen en verplichtingen ten aanzien van je boekhouding.

Het eerste online boekhoudprogramma (Twinfield) werd in Nederland in het jaar 2000 geïntroduceerd. Vóór dit online boekhoudtijdperk kon je lokaal je boekhouding bijwerken met boekhoudpakketten die je op je computer installeerde. Of in een Excel-sheet zoals nog steeds wel voorkomt. Het was digitaal maar niet via internet, waardoor je diskettes met je boekhouder uitwisselde en je je aangiftes nog per post deed.
Online boekhouden betekent feitelijk dat je je financiële administratie bijhoudt in een online boekhoudprogramma. Hierdoor staan je financiële gegevens niet langer lokaal op je computer maar beveiligd in de cloud. Boekhoudprogramma’s die gecertificeerd zijn door de stichting Zeker Online kun je aanmerken als de veiligste online boekhoudprogramma’s die er zijn.
Ondernemers die hun financiën in een online boekhoudpakket verwerken maar daarbij ook alle facturen uitprinten en in ordners stoppen, boekhouden niet volledig online en komen in de problemen als het gaat om bijvoorbeeld hun fiscale bewaarplicht. Mede door de koppelingen met bijvoorbeeld je bank en andere online pakketten zoals je CRM-pakket en apps voor het inscannen van bonnen, is online boekhouden uitgegroeid tot een volwassen en veilige methode om je administratie te doen. Een methode waar je niet alleen al je facturen en bankafschriften inboekt maar ook al je andere administratieve zaken eenvoudig kunt regelen.

De geschiedenis van boekhouden gaat heel ver terug. Zelfs in de prehistorie kwamen vormen van boekhouden voor. Hoewel er in de geschiedenis verschillende methoden van boekhouden terug te vinden zijn, onderscheiden we historisch gezien twee grondmethoden voor boekhouden: enkelvoudig boekhouden uit Babylonië (kleitabletten) en het Oude Egypte (papyrusrollen), en dubbel boekhouden vanaf De Renaissance.
Enkelvoudig boekhouden is een primitieve boekhoudmethode waarbij de balans werd opgemaakt door het inventariseren van bijvoorbeeld handelswaar. Een methode die toegepast werd vanaf de Oudheid tot en met de Middeleeuwen, dus nog voor het ontstaan van cijfers en woorden.
Dubbel boekhouden is de methode die daarop volgde waarbij elke financieel feit minimaal twee keer wordt vastgelegd: de transactie of gebeurtenis zelf (1), met daarbij de verantwoording over het ‘hoe’ van de financiering die daar tegenover staat (2). Onder de streep zijn deze uitkomsten altijd gelijk zodat er altijd controle gehouden kan worden.
De rol van boekhouden in de jaren
Terwijl menig ondernemer boekhouden maar saai vindt, stelt ideeënhistoricus Jacob Soll juist dat we onze gehele Westerse beschaving en geschiedenis voor een belangrijk deel te danken hebben aan boekhouden.
Zijn boek The Reckoning – financial accountability and the rise and fall of nations uit 2014 geeft je een mooi overzicht van de ontwikkelingen van boekhouden in de afgelopen zeven eeuwen. Hij schetst dat vooral handelaren door de eeuwen heen een boekhouding bijhielden. Daarbij was volgens Soll het duidelijk bijhouden van kapitaalgoederen en geldstromen van fundamenteel belang voor niet alleen de financiële en economische voortgang van een staat. Maar ook voor de politieke stabiliteit en sociaal-culturele ontwikkeling van een land of samenleving.
Dubbel boekhouden 14e eeuws
Het dubbel boekhouden waarop we ons vandaag de dag nog steeds baseren, ontstond in Italië in de Renaissance (14e eeuw). De eerst bekende administratie volgens deze methode is die van de gemeente van Genua, Italië in ca. 1340.
Pas later in 1458 werd deze methode voor zover bekend als eerste beschreven door Benedetto Cotrugli (Benedikt ‘Beno’) Kotruljević, 1416–1469) uit Ragusa. Zijn werk ‘Libro de l’Arte de la Mercatura’ werd echter pas gepubliceerd in 1573. Daardoor valt de Italiaanse Luca Pacioli vaak de eer ten deel de eerste te zijn die het dubbel boekhouden vastlegde. Namelijk in hoofdstuk 11 van zijn boek ‘Summa de Arithmetica Geometria Proportione et Proportionalita’ dat eerder uitkwam, in 1494. Pacioli was een rondreizende wiskundedocent tot hij in 1497 in Milaan onder meer ging samenwerken met niemand minder dan Leonardo da Vinci die tevens zijn boek voorzag van wiskundige illustratie.
Er gaan ook stemmen op dat een monnik (Angelo Senessio uit Palermo) in 1348 dubbel boekhouden zou hebben ‘uitgevonden’. De veiligste theorie is dan ook dat niemand dubbelzijdig boekhouden heeft ‘uitgevonden’ maar dat boekhouden zich door de jaren heen heeft ontwikkeld tot het dubbel boekhouden dat nog steeds de basis is van hoe we anno 2018 dat nog steeds doen.
Redenen van boekhouden vanaf de Renaissance
Zonder een goede boekhouding, geen goede afrekening. En juist dat was zo belangrijk in de Renaissance. Mensen schonken hun geld en bezittingen niet voor niets aan de kerk. Het doel was om er bij God goed vanaf te komen. Bovendien: als je niet weet hoe rijk iemand is, dan kun je geen belasting heffen.
In de 15e eeuw begon Cosimo de Medici de Medicibank in Italië en gebruikte het dubbele boekhouden om zijn investeerders te laten zien hoe ze ervoor stonden. Rente berekenen mocht niet van de kerk, maar dat werd onder de noemer wisselkoers geschaard. En zo is fraude van meet af aan een probleem waartegen je je met dubbel boekhouden kunt weren.
Eind 18de eeuw kwam boekhouden op in de Britse economie, de machtigste economie van de wereld. Dubbel boekhouden was een middel voor innovatie. Je kon er kosten en baten mee afwegen en het stimuleerde het moreel gedrag. Want, zo redeneerden de filosofen: hoe kun je weten of je moreel goed doet, als je niet weet waar je je geld aan spendeert?

Anno 2018 kun je eigenlijk niet meer zonder een goed online boekhoudpakket. Niet alleen vanwege de wet- en regelgeving zoals de nieuwste privacywet AVG die ons steeds meer dwingt digitaal slimmer en veiliger te werken. Online boekhouden helpt je vooral om financieel gezond te ondernemen. Zeker ook omdat je accountant of boekhouder je online daar beter in kunnen ondersteunen.
Als je kiest voor een online boekhoudprogramma van een professionele partij, dan wordt je data om te beginnen veilig versleuteld opgeslagen in de cloud. Op heel veel verschillende servers die wereldwijd op veilige plekken staan en die met de strengst mogelijke maatregelen alle data beschermd worden tegen cyberaanvallen en hack-pogingen. Is dat goed geregeld bij de betreffende softwareleverancier, dan kies je voor de veiligste manier om je data op te slaan. Hoewel je uiteraard nooit 100% garantie hebt als het gaat om hackers, heb je in ieder geval geen zorgen bij bijvoorbeeld een brand, schade, diefstal of als je computer crasht.
Via een boekhoudpakket in de cloud werk je veilig maar ook sneller en veel eenvoudiger je administratie bij. Kies het pakket dat het beste bij jou en je organisatie past, en je kunt steeds meer zelf doen. Terugkerende handelingen richt je optimaal in en waar het kan automatiseer je ze. Zo werk je al snel dagelijks of wekelijks je administratie bij waardoor je goed inzicht krijgt hoe je er financieel voor staat. Met als gevolg dat je meer tijd overhoudt om te ondernemen.
Realtime data helpen om beslissingen te nemen gebaseerd op betrouwbare cijfers waardoor je meer winst kunt behalen. En dat is hard nodig zo bleek uit een recent onderzoek van het CBS. Dit onderzoek wees uit dat ondernemers in het MKB 3x meer kans op armoede hebben dan werknemers, en ZZP’ers 5x meer. Zaken uitbesteden en automatiseren zijn veelal belangrijke beslissingen om financieel gezond te blijven.
Met online boekhouden profiteer je bovendien van de mogelijkheden om andere online pakketten aan je boekhouding te koppelen. Denk aan je bank, je salarisadministratie, een CRM-pakket of een scan- en herken app. Online boekhouden biedt je zodoende meer kansen om je te kunnen focussen op datgene waar je je geld mee verdient.
Tegelijkertijd kun je zo eenvoudiger je administratie of delen daarvan uitbesteden. Bijvoorbeeld aan een accountant die bijvoorbeeld niet alleen je jaarrekening of je aangifte doet, maar die je ook op basis van je cijfers strategisch kan adviseren over de financiën. Je geeft hem of haar online toegang tot je bestaande administratie of je kiest een kantoor dat jouw administratie online voor je opzet. Besluit je een groot deel of alles rondom je administratie uit te besteden, dan zal je op zoek moeten naar een accountant die jou daarin het beste kan ondersteunen. In dat geval doe je er goed aan om een kantoor te vinden dat reeds met een of meerdere online pakketten werkt zodat je ook als het gaat om je financiën, toekomstbestendig meegroeit met de wet- en regelgeving en innovaties.

Online boekhouden biedt zowel accountants als ondernemers en bedrijven veel voordelen. Je hoeft je bijvoorbeeld geen zorgen te maken over de regels, over de veiligheid van jouw gegevens en die van je klanten, het milieu en of jij en je collega’s je uren wel nuttig en efficiënt besteden. Mits je voor een professioneel pakket kies, afgestemd op de eisen en wensen die jij hebt als ondernemer. Zeker als je je zoveel mogelijk wilt ontdoen van financiële stress, kun je het beste overstappen op een volledig online administratie, al dan niet in samenwerking met een financieel professional die je zaken uit handen kan nemen.
Samengevat zijn de voordelen van online boekhouden:

  1. slimmer omdat je diverse rapportages kunt genereren
  2. eenvoudiger, vaker en sneller doordat je veel handelingen automatiseert
  3. realtime ongeacht plaats en tijd omdat je altijd via internet toegang hebt
  4. betrouwbaarder op basis van bijgewerkte cijfers
  5. veilig versleuteld en geback-upt in de cloud door de softwareleverancier
  6. eenvoudiger samen met je accountant, financiële afdeling en andere collega’s
  7. efficiënter door softwarekoppelingen met o.a. je bank, je CRM-pakket, etc.
  8. duurzamer conform de nieuwste wet- en regelgeving van o.a. de Belastingdienst
  9. milieuvriendelijker op afstand en zonder papier

Het grootste nadeel van online boekhouden is dat je niet meer zonder internet kunt. Heb je geen verbinding, dan kun je niet bij je boekhouding. Daarbij heb je helaas nooit 100% garantie dat data online niet gehackt kan worden. Gerenommeerde boekhoudsoftwareleveranciers houden zich aan de strengste veiligheidsregels en hebben hun online security specialisten erbovenop zitten om dagelijks hackers te slim af te zijn, maar er blijft een zeker risico inzitten. Verder zou je nog als nadeel kunnen noemen dat je papieren facturen en bonnetjes eerst digitaal moet maken om ze te kunnen opnemen in je administratie. Tegelijkertijd, gezien de handige apps en de sterk afnemende papierstroom, is dit nog nauwelijks als een nadeel aan te merken. Tot slot moet je rekenen op maandelijkse kosten, meestal in de vorm van een abonnement waarbij je de keuze hebt uit diverse pakketten. Pakketten met functies en features die afgestemd zijn op de diverse type ondernemers die er zijn.

Het alternatief voor online boekhouden is offline boekhouden. Bijvoorbeeld digitaal, lokaal op je eigen pc in bijvoorbeeld Excel. Of op papier in ordners in je kast… Er zijn nog ondernemers die facturen blijven uitprinten. Helaas… Alleen al vanwege het milieu zou je dat liever niet meer zien. Een belangrijk ander punt is dat deze ondernemers zich vaak niet eens realiseren dat ze niet voldoen aan hun fiscale bewaarplicht. Nog los van het feit dat je met een boekhouding op papier geen rapporten kunt generen die je kunt raadplegen, een van de belangrijke voordelen die je online wel kunt.
Het grote voordeel van offline werken, bijvoorbeeld met een softwarepakket, is dat je in principe maar één keer een bedrag hoeft uit te geven. De software schaf je aan en kun je vervolgens onbeperkt op je eigen pc gebruiken. Soms zelfs met updates inbegrepen en met licenties voor meerdere gebruikers. Een ander voordeel van offline boekhouden is dat je geen internet nodig hebt. Je kunt altijd op je eigen pc lokaal in je administratie werken.

Als ondernemer is het bijhouden van een boekhouding verplicht, en aan online boekhouden ontkom je bijna niet meer… Van overheidswege worden ons steeds meer verplichtingen opgelegd waar je met een offline administratie niet of nauwelijks meer aan kunt voldoen. Sterker: je realiseert het je wellicht niet eens dat je in overtreding bent als het gaat om bijvoorbeeld je fiscale bewaarplicht. Zeker als je nog met ordners werkt, wordt het vrij lastig om je aan deze regels te houden.
Ook leveranciers van de Rijksoverheid kunnen niet om de nodige boekhoudsoftware heen. Zonder goede software hadden ze sinds 1 januari 2017 de Rijksoverheid geeneens meer een factuur kunnen sturen. De reden hiervoor is dat sinds 1 januari 2017  de Rijksoverheid (de regering, ministeries, Eerste en Tweede Kamer) zijn leveranciers verplicht om uitsluitend elektronisch te factureren (niet te verwarren met het versturen van een pdf-factuur). Het duurt niet lang meer of alle overheidsinstanties volgen hierin. Denk aan het gemeentehuis, de plaatselijke KvK en het UWV. Elektronisch factureren is het sturen van facturen die alleen softwarematig gegenereerd kunnen worden in een taal die alleen robots kunnen lezen.
Met andere woorden: online boekhouden op zichzelf is niet verplicht. Echter, om te kunnen voldoen aan je fiscale bewaarplicht, elektronisch factureren of de nieuwste privacywetgeving GDPR, heb je geavanceerde software nodig.
Zie voor de laatste ontwikkelingen over e-factureren de website van de Rijksoverheid. En kijk op de site van de Belastingdienst voor de verplichtingen die gesteld worden aan je boekhouding.

Als je onderneemt of besluit dat te gaan doen, kom je op het punt dat je gaat nadenken over je administratie. Hoe ga je je btw-aangifte doen? Doe je die zelf of laat je die doen? Hoe wil je factureren? Nog op papier, via de mail of verstuur je ze liever vanuit een administratieprogramma? Er zijn wel honderden vragen die je te beantwoorden hebt. Alleen, de belangrijkste vraag is nog wel de vraag waarom je onderneemt. Wat je bijvoorbeeld wilt bereiken. Weet jij daar het antwoord al op?
Misschien klinkt het wat vreemd als we het hebben over je boekhouding. En toch begint daar het antwoord op de vraag waar je op moet letten: bij je boekhouding. Want stel, je antwoord is ‘Ik wil zo snel mogelijk de grootste online bloemist van Nederland worden’, dan spreek je daarmee de ambitie uit dat je niet alleen wilt groeien als bedrijf maar ook snel. Terwijl bij een antwoord als: ‘Ik wil me als interim HR-professional inzetten voor maximale diversiteit op de werkvloer’, dan wil je weliswaar grote impact op het bedrijfsleven hebben, maar niet per se door zelf een groot bedrijf op te bouwen.
In het eerste voorbeeld is het raadzaam om direct een geavanceerd boekhoudpakket te kiezen. Het liefst met een accountant of een andere financieel dienstverlener. Je wilt namelijk snel groeien, dus kies je je boekhoudsoftware ook op de groei. Het pakket en je adviseur wijzen je vervolgens de weg om binnen je administratie de juiste dingen op de juiste manier te doen, zodat je niet alleen voldoet aan de huidige wet- en regelgeving, maar je ook direct een gezonde administratie voert.
In het tweede voorbeeld wordt je ingehuurd door het bedrijfsleven. Je bent ZZP’er en je hebt niet direct de ambitie om mensen in dienst te nemen. Dit betekent in de praktijk dat je niet veel facturen stuurt en dat je weinig administratieve rompslomp hebt. Dan kun je bijvoorbeeld al prima van start met een eenvoudige Excel-sheet om aan je boekhoudverplichtingen te voldoen. En heb je helemaal geen kaas gegeten van alles wat met financiën te maken heeft? Schakel dan direct een goede accountant of boekhouder in om je daarbij te helpen.
Let er kortom bij je boekhouding op dat je:

  • kiest voor de voor jou beste oplossing om je boekhouding te doen
  • je houdt aan de regels van de Belastingdienst
  • als je dat wenst, opzoek gaat naar de voor jou beste accountant  die
  • werkt met het voor jou beste softwareprogramma om je administratie in te doen

Alles met maar een doel: dat jij je tijd maximaal kunt besteden aan datgene wat je op de eerste plaats heeft doen besluiten om te gaan ondernemen.

Het verschil tussen je boekhouding en je administratie is dat je boekhouding een onderdeel is van je administratie. Je boekhouding is je financiële administratie en je administratie omvat alle gegevens en documenten die te maken hebben met je bedrijf of organisatie. Denk aan je verzekeringspolissen, contracten, urenregistratie, salarisadministratie, etc.
Boekhouden is feitelijk het verwerken van je financiële handelen waardoor omzet, kosten, schulden en/of bezittingen ontstaan. Bijvoorbeeld doordat je iets verkoopt. De verwerking daarvan doe je door enerzijds een verkoopfactuur te versturen en anderzijds door geld tegoed te hebben van je klant (debiteur) en dit bedrag uiteindelijk van je klant op je bank te ontvangen (omzet).
Financiële administratie en meer
Je boekhouding bestaat in principe dus uit financiële feiten. Echter, wat je boekhouding tegenwoordig pas echt interessant maakt, is dat je met een online boekhoudprogramma interessante koppelingen en rapportages kunt maken. Waardoor je boekhouding doorontwikkeld is naar een tool om succesvol te kunnen ondernemen. En je als ondernemer helpt om sneller en eenvoudiger financieel onderbouwde beslissingen te nemen.
Tip
Het is raadzaam om een duidelijk onderscheid te maken tussen je privé-administratie en je zakelijke administratie door direct je boekhouding en zakelijke documenten te scheiden van je privé-administratie.
Boekhouden en administratie samengevat
Hieronder een opsomming van de zaken die onder je boekhouding vallen en die onder je zakelijke administratie vallen. Je financiële administratie (boekhouding) bestaat uit je:

  • * verkoopfacturen
  • * inkoopfacturen en bonnetjes van je zakelijke aankopen
  • * bankafschriften van je zakelijke rekeningen(en)
  • * kasadministratie
  • * belasting-aanslagen en -aangiftes zoals BTW en inkomsten (eenmanszaak, maatschap en vof) en vennootschap (bv)

Je administratie bestaat uit zaken als je:

  • financiële administratie (je boekhouding)
  • klantenadministratie
  • reiskostenadministratie
  • urenregistratie
  • CRM-administratie
  • salarisadministratie
  • personeelsadministratie
  • zakelijke correspondentie, inclusief e-mail
  • voorraadadministratie
  • jaarrekeningen
  • KvK-documenten
  • offertes
  • algemene voorwaarden
  • privacyverklaring
  • verzekeringspolissen
  • contracten zoals huur, lease, verhuur, koop, samenwerkingen en projecten
  • En zelfs het beheer van je inloggegevens van online-accounts kun je hiertoe rekenen. Denk aan je usernames en wachtwoorden van social media en je eigen website, als ook van websites van externe instanties waar je zakelijk een online ‘eigen omgeving’ hebt.

Het allereerste online boekhoudprogramma Twinfield werd in 2000 gelanceerd. Inmiddels zijn er veel boekhoudpakketten op de markt:

  • Acconline
  • Acumulus
  • Afas
  • Cash
  • Davilex
  • EasyAdmin
  • E-boekhouden
  • Exact Online
  • Freshbooks
  • Informer
  • Jortt
  • Kleisteen
  • MoneyBird
  • MoneyMonk
  • Muis
  • Offective
  • Reeleezee
  • Rompslomp
  • Snelstart
  • Tello
  • Thinq
  • Visma
  • Yuki

Een goed boekhoudpakket selecteren doe je niet even. Het vergt wat uitzoekwerk om te bepalen welk pakket het beste bij je past. De vraag is dan hoe je dat doet en op basis waarvan je een pakket beoordeelt. Belangrijke uitgangspunten daarbij zijn om te beginnen in hoeverre jezelf beschikt over de nodige boekhoudkennis en wat voor type ondernemer je bent. Ben je bijvoorbeeld een ZZP’er zonder boekhoudkennis die wel graag zoveel mogelijk zelf wil doen, of heb je een MKB-organisatie met 20 man in dienst en veel andere administratieve zaken die je wilt stroomlijnen?
Voer je bijvoorbeeld een vrij complexe administratie met o.a. een salarisadministratie, dan kies je voor een heel ander online pakket dan wanneer je een startende freelancer bent die naar alle waarschijnlijkheid niet meer dan 10 facturen per maand te versturen heeft.
Wensen en eisen
Wil je een gezonde en efficiënte online administratie voeren, dan kijk je verder dan je financiële administratie alleen. Je wilt bijvoorbeeld ook uren bijhouden, kilometers registreren en offertes maken. Ook wil je er goed in kunnen samenwerken met je accountant of boekhouder, aangiftes kunnen doen en bijvoorbeeld voorraden mee bijhouden. Voor iedere bedrijfsactiviteit is er wel een pakket die je kan ondersteunen. Pakketten die je misschien al gebruikt of wilt gaan gebruiken. Een voor jou goed online boekhoudpakket is in dat geval een pakket waarmee je andere software kunt koppelen of die misschien zelfs voor een deel de andere applicaties vervangt.
Bedenk verder of je zaken volledig wilt automatiseren, zoals het automatisch kunnen inladen van je bankmutaties. Of dat je het niet erg vindt om die handmatig te uploaden.
Bepaal ook welke zaken je zelf wilt doen en wat je wilt uitbesteden aan een accountant of administratiekantoor, zoals de aangiftes van je BTW of Inkomstenbelasting.
Het beste is kortom om goed op een rijtje te zetten wat je eisen zijn en wensen zijn ten aanzien van de functionaliteiten. Met een goede complete lijst kun je dan online op zoek gaan naar pakketten die hieraan voldoen.
Online zoeken
Maak een longlist bijvoorbeeld via enkele vergelijkingssites zoals boekhoudbuddy.nl of appwiki.nl/boekhouding/programma en zoek vervolgens naar de actuele informatie op de sites van de verschillende leveranciers zelf. Want vergelijkingssites zijn reuze handig, maar niet altijd objectief of actueel.
Kies je uiteindelijk zo het voor jou beste pakket, dan heb je minimale zorgen over je boekhouding. Want een goed online pakket – al dan niet met de ondersteuning van een accountant of boekhouder – wijst je de weg om een goede en bij voorkeur gezonde real-time administratie bij te houden.
Voorbeelden van wensen, eisen en functies zijn o.a.:

  • aangifte Inkomstenbelasting of Vennootschapsbelasting doen
  • bankkoppeling
  • bankafschriften importeren
  • betalingsherinneringen sturen
  • online
  • goed beveiligd
  • facturen periodiek versturen
  • btw-aangifte doen
  • debiteurenbeheer
  • facturen opstellen
  • inkoopfacturen inboeken
  • offerte opstellen
  • rapportages maken
  • scan & herken app
  • transacties buitenland
  • vreemde valuta
  • app voor mobiel
  • (koppelen met) kassasysteem
  • (koppelen met) CRM-systeem
  • (koppelen met) salarisadministratie
  • (koppelen met) urenregistratie
  • (koppelen met) voorraadbeheer

Je bent ondernemer en dat betekent dat je niet alleen te maken hebt met vertrouwelijke financiële informatie van je eigen organisatie, maar dat je ook te maken hebt met data van je klanten die je moet beschermen. En je gaat met je tijd mee dus je kiest ervoor om je administratie online ‘in de cloud’ te doen en vanzelfsprekend moet dat maximaal veilig zijn. Je vraagt je dan ook terecht af of boekhouden in de cloud wel zo veilig is. Het is weliswaar anno 2018 bijna ondenkbaar dat je je boekhouding niet online doet. Maar hoe wordt die veiligheid precies gewaarborgd in een wereld waarin hackers dagelijks actief zijn?
Beveiliging online boekhoudsoftware
Bedenk dat een leverancier van online boekhoudsoftware leeft van de veiligheid van de gegevens in de cloud. Sterker nog: hij is ervan afhankelijk. Een softwareleverancier kan zich geen veiligheidsproblemen veroorloven. De gevolgen kunnen fataal zijn. Niet alleen voor zijn klanten, maar ook als het gaat om het vertrouwen dat mensen in de leverancier verliezen. Veiligheid mag daarom nooit in twijfel getrokken worden. Dat kost klanten en omzet. Dus als het goed is, is het constant beveiligen van de software bij een leverancier van boekhoudsoftware altijd ‘high priority’. Echter leven we niet in een ideale wereld dus het blijft belangrijk om zorgvuldig te zijn bij het uitkiezen van de online boekhoudsoftware. Lees daarom goed op de site van de leverancier wat de aanbieder doet aan de veiligheid.  Hieronder een aantal dingen waar je op kunt letten als het gaat om de veiligheid:
Zeker-OnLine keurmerk
Wil je overstappen op een online boekhoudpakket, maar wil je zekerheid dat de leverancier veilig werkt? Leveranciers van boekhoudsoftware die het Keurmerk Zeker-OnLine mogen voeren, kun je aanmerken als de veiligste keuze. Zeker-OnLine is een onafhankelijk keurmerk voor online administratieve diensten waar de betrouwbaarheid en de veiligheid in de cloud maximaal gewaarborgd is.
Service Level Agreement
Wat zijn de garanties die de leverancier je biedt als het gaat om de beschikbaarheid, de snelheid, de kwaliteit en de veiligheid van de software? Dit zijn veelal zaken die vastgelegd worden in een Service Level Agreement (SLA) of contract. Een professionele partij biedt je deze garanties zodat jij als klant goed op de hoogte bent van wat je koopt. Daarbij kun je je leverancier met een goed contract of SLA erop afrekenen als hij niet de kwaliteit levert die is afgesproken. Zo houdt je met een SLA de online dienstverlener scherp om zijn dienst op het hoogste niveau te leveren.
Gerenommeerde merken als klant
Kijk ook naar de klantenkring van de leverancier van het boekhoudpakket. Heeft het grote en bekende merken in zijn klantenkring? Je kunt er zeker van zijn dat deze ‘grote jongens’ de veiligheid van leveranciers extra goed checken. Zitten er ook accountantskantoren tussen? Dan zit je nog beter. Accountantskantoren zijn immers afhankelijk van de online dienstverlener als het gaat om de veiligheid van alle financiële data van hun klanten. Als kleine speler lift je mee op de motivatie om hier extra streng op toe te zien.
Transparantie
De cloud blijft een abstract begrip. Nu je weet wat een goede online software leverancier eraan doet om jouw data te beveiligen, weet je nog steeds niet waar je data precies staat. Transparantie daarover is van groot belang voor vertrouwen. Bekijk daarom ook of de potentiële leverancier die transparantie biedt.

Gratis online boekhouden klinkt aantrekkelijk misschien. Maar hier kunnen we heel kort over zijn. Gratis online boekhouden bestaat niet als je dat goed en veilig wilt doen. Trap niet in de valkuil die gratis boekhouden heet. Online boekhouden kan immers onmogelijk veilig zijn als het gratis is. Alleen professionele leveranciers kunnen je online veiligheid bieden omdat ze daar fors in investeren. Bijvoorbeeld in goed beveiligde datacenters over de hele wereld waar ze de data opslaan. Daarbij moet de beveiliging van software regelmatig ge-audit en doorontwikkeld worden wil het veilig blijven. Dat kost allemaal veel geld als je het goed doet.
Uiteraard kun je vaak wel gratis gebruikmaken van een proefversie. Zelfs voor langere tijd soms. Maak daar zeker gebruik van om te testen of het pakket je bevalt voordat je een abonnement neemt. Maar bedenk dat je altijd maandelijks een bedrag kwijt bent als je er definitief in wilt kunnen boekhouden. Als je professioneel je administratie ermee wilt kunnen voeren, met alle functies die daar minimaal voor nodig zijn.

Als ZZP’er heb je net als andere ondernemers de verplichting om een boekhouding bij te houden voor het vastleggen van je btw-administratie. In welke gevallen je geen btw-administratieverplichting hebt, lees je op de site van Belastingdienst. Je boekhouding is echter niet alleen een noodzakelijk kwaad. Het biedt je ook kansen.
Het belangrijkste voor jou als ZZP’er is om je boekhouding zo in te richten, dat het je minimale inspanningen kost en je maximale voordelen oplevert. Het boekhouden moet je kortom makkelijk afgaan zonder dat je je hoeft vast te bijten in onnodig vakjargon of ingewikkelde functionaliteiten. Om maximaal te profiteren van de voordelen die je boekhouding je biedt als ZZP’er, is de keuze van je online boekhoudprogramma van belang.
Voordelen online boekhouden met pakket
Met een goed boekhoudpakket krijg je volledig en realtime inzicht in je financiële situatie en kun je met diverse rapportages precies zien hoe je er financieel voor staat. Je voldoet dus niet alleen aan je wettelijke verplichtingen. Je kunt ook tijdig inspelen op nieuwe ontwikkelingen. Denk bijvoorbeeld aan de verplichting om UBL-facturen te sturen als je aan de Rijksoverheid levert, ook wel elektronisch factureren genoemd. Het zal niet lang meer duren of ook andere overheidsinstanties zullen hierin volgen. Met het juist pakket voldoe je automatisch aan dit soort nieuwe verplichtingen.
Optimaal online
Wat je kortom nodig hebt om goed te kunnen boekhouden én verstandig te kunnen ondernemen, is een pakket dat je optimaal online laat boekhouden. Dat wil zeggen dat het pakket je laat anticiperen op alle nieuwe ontwikkelingen van buitenaf én jou als ondernemer helpt om een financieel gezonde administratie te voeren. Een gezonde administratie als stevige basis om dagelijks betere beslissingen te kunnen nemen als ondernemer.
Zo zal een goed pakket je helpen regelmatig je administratie bij te werken. Dit kan door met een handige app je inkoopfacturen en bonnen te uploaden waarna je ze op papier snel kunt weggooien. Uitgangspunt is namelijk dat je administratie alleen gezond en dus waardvol voor je is, als die actueel en bijgewerkt is.
Voor wat extra ondersteuning, kun je daarnaast nog een accountant inschakelen. Die ziet er bijvoorbeeld op toe dat je als ZZP’er aanspraak maakt op ondernemersaftrek (starters- en zelfstandigenaftrek) waar je als ZZP’er recht op hebt. Om hier aanspraak op te kunnen maken, moet je alleen wel aantoonbaar meer dan 1.225 uur per kalenderjaar aan je onderneming besteden. Reden voor jou als ZZP’er om je uren in je online boekhoudpakket te willen kunnen registreren.
Meer weten over het opzetten van je administratie?
Lees hier alle regels die de Belastingdienst je oplegt voor het voeren van een administratie. En download hier het Handboek Ondernemen 2018 voor de startende en kleine ondernemer voor meer informatie over belastingen, bijdragen en sociale verzekeringspremies.

Om te factureren heb je verschillende opties. Je kunt je facturen bijvoorbeeld nog handmatig maken in Word of Excel om ze vervolgens als pdf-bestand naar je klanten te mailen. (facturen op papier uitprinten en per post versturen zien we eigenlijk niet meer als serieuze optie anno nu). Verder kun je je facturen met een speciaal factureerprogramma maken en versturen. En, je kunt het direct goed doen door te factureren via een online boekhoudprogramma. Door online te factureren met behulp van boekhoudsoftware profiteer je als ondernemer van zeer veel voordelen.
Voordelen van online factureren

  1. facturen voldoen automatisch aan alle wettelijke eisen
  2. verzorgde en professionele facturen in je eigen huisstijl
  3. altijd en overal factureren, zolang je maar online bent
  4. eenvoudiger voldoen aan wettelijke bewaarplicht
  5. UBL-facturen sturen (e-facturatie)
  6. eenvoudig de btw verleggen
  7. tijdsbesparing omdat veel gegevens automatisch ingevuld worden
  8. automatisch periodieke facturen versturen voor abonnementen e.d.
  9. in een oogopslag zien of je factuur bij je klant is aangekomen en/of geopend
  10. real-time overzicht over welke facturen betaald zijn en welke nog niet
  11. direct inzicht in de financiële status van je organisatie
  12. met 1 druk op de knop herinneringen en aanmaningen uitsturen
  13. direct met je factuur een link meesturen voor betaling via iDeal of Paypal
  14. de kans dat je facturen sneller worden betaald is daardoor groter
  15. betaalde facturen worden direct verwerkt in je administratie
  16. eenvoudiger je btw-aangifte doen
  17. je webshop koppelen zodat je facturen automatisch gegenereerd en verzonden worden na een online bestelling.
  18. profiteren van nieuwe features die de programmeurs van de boekhoudsoftware in de toekomst nog gaan toevoegen zodat je altijd up to date bent

Loop je niet langer achter de digitalisering aan
Alles om ons heen wordt digitaler. Zelfs de Belastingdienst stimuleert je als ondernemer om te digitaliseren. Zo mag je bonnen en inkoopfacturen die je nog op papier krijgt wel inscannen waarna je het origineel zelfs mag weggooien. Maar je mag inkoopfacturen die je via de mail ontvangt niet uitprinten om ze netjes op te bergen in een ordner in je kast. Met andere woorden: je ordners in de kast maken definitief plaats voor digitale ordners op je computer. Of liever nog: voor online ordners veilig in de cloud. Voldoe kortom als ondernemer eenvoudig aan je verplichtingen om een correcte facturenadministratie bij te houden door dit digitaal en online met de juiste software te doen.
Twijfel of je moet factureren?
Sommige ondernemers hoeven geen btw te betalen waardoor de verplichting om een facturatieadministratie bij te houden (deels) komt te vervallen. Lees op de site van de Belastingdienst ‘Wie verplicht zijn te factureren?’ en wat daarvan de consequenties zijn.

Online factureren of digitaal facturen is niet hetzelfde als elektronisch factureren of e-factureren. Bij online of digitaal factureren verstuur je je factuur als een pdf via mail. Met elektronisch factureren stuur je facturen in UBL, een programmeertaal die door bepaalde software uitgelezen kan worden. Voor het uitsturen van e-facturen gelden bepaalde wettelijke eisen bovenop de andere eisen die ook voor digitaal of online factureren gelden. Deze extra eisen zijn:

  • dat je klant akkoord moet gaan met het feit dat hij een e-factuur ontvangt.
  • is je klant niet akkoord, dan mag hij die e-factuur weigeren.
  • je moet ervoor zorgen dat de factuur altijd voor de mens leesbaar gemaakt kan worden.

Verplicht e-factureren aan de Rijksoverheid
Ben je leverancier van de Rijksoverheid? Dan ben je al vanaf 1 januari 2017 verplicht e-facturen te sturen. Deze verplichting is onderdeel van de inkoopvoorwaarden van de Rijksoverheid en geldt sinds 1 januari 2017 bij nieuwe contracten.
Waarom e-factureren?
Binnen Nederland versturen we jaarlijks zo’n 12 miljoen facturen aan de overheid, waarvan 1,5 miljoen facturen aan de Rijksoverheid. Dit zijn niet alleen facturen in pdf-vorm maar ook nog steeds veel factureren op papier. Verwerking daarvan kost veel tijd en geld omdat daar handmatig werk bij komt kijken. Niet alleen de kans op fouten neemt toe, maar ook het milieu wordt onnodig belast. E-factureren waarbij de gehele facturatie 100% elektronisch verloopt, biedt de overheid voordelen. Voordelen zoals:

  • Gemak en snelheid omdat de verwerking automatisch verloopt
  • Milieubewuster omdat de papierstroom achterwege blijft
  • Nauwkeuriger omdat de kans op fouten door handmatige verwerking groter is
  • Goedkoper. Geen print- en portokosten.

Meer weten? Kijk op www.e-factureren.info.

De belastingdienst schrijft voor aan welke eisen je facturen moeten voldoen. Zo moeten op je factuur alle wettelijk verplichte gegevens staan, moet je factuur authentiek en integer zijn en moet de Belastingdienst de factuur kunnen controleren. Om een factuur te versturen, moet je factuur voldoen aan verschillende voorwaarden. Deze zijn:

  • je stuurt een factuur als je een vooruitbetaling hebt gekregen voor leveringen van goederen en diensten.
  • je vermeldt op je factuur in elk geval de verplichte gegevens
  • je verstuurt de factuur uiterlijk op de 15e dag van de maand die volgt op de maand waarin je hebt geleverd
  • je moet je facturen bewaren

De wettelijk verplichte gegevens die op je factuur moeten staan zijn:

  • je volledige naam en die van je klant
  • je juridische bedrijfsnaam. De handelsnaam mag ook, als die in combinatie met het adres en woonplaats bij de Kamer van Koophandel is geregistreerd.
  • je volledige adres en dat van je klant
  • je volledige kantooradres
  • je btw-nummer
  • je KvK-nummer
  • de datum waarop de factuur is verzonden
  • een opeenvolgend nummer
  • de aard van de goederen of diensten die je hebt geleverd
  • de hoeveelheid van de goederen/omvang van de diensten die je hebt geleverd
  • de datum waarop je geleverd hebt of de datum van een vooruitbetaling
  • het bedrag dat je in rekening brengt, exclusief btw
  • lever je  prestaties met verschillende btw-tarieven? Vermeld dan de aparte bedragen en neem daarnaast de eenheidsprijs op, als dit van toepassing is.
  • het btw-tarief dat je in rekening brengt
  • het btw-bedrag

In een aantal gevallen gelden er uitzonderingen op de eisen.

Er bestaan veel misverstanden over. Vaak denken ondernemers met een BV of NV ten onrechte dat ze verplicht hun administratie moeten uitbesteden aan een accountant. Of dat ze een accountant nodig hebben voor het opmaken van hun jaarrekening. Dat is niet het geval. Wel moet de jaarrekening van een BV of NV jaarlijks door een accountant worden goedgekeurd via een accountantsverklaring.
Je bent wettelijk verplicht om een accountant in te schakelen – om bijvoorbeeld je jaarrekening te laten controleren  – als je wettelijk controleplichtig bent. Je bent wettelijk controleplichtig als je als ‘middelgroot’ of ‘groot’ ondernemer met je onderneming of instelling (BV of NV) twee boekjaren achtereen hebt voldaan aan 2 van de 3 van de volgende criteria:

  • je omzet is meer dan 6 miljoen euro
  • je balanstotaal is meer dan 6 miljoen euro
  • je hebt gemiddeld 50 of meer dan 50 medewerkers in dienst

Een rechtsgeldige accountantsverklaring afgeven of een wettelijke controle mogen alleen worden uitgevoerd door registeraccountants (RA) en accountant administratieconsulenten (AA) die daar een vergunning van de Autoriteit Financiële Markten (AFM) voor hebben. Kantoren en accountants ontvangen zo’n vergunning als zij voldoen aan de eisen die AFM stelt, onder meer aan het kwaliteitsniveau van hun dienstverlening. Registeraccountants verkrijgen deze vergunningen automatisch na hun afstuderen terwijl accountant administratieconsulenten (AA) een aanvullende controlevergunning nodig hebben.
Check hier op de site van AFM of je accountant in het bezit is van een vergunning om deze controle te mogen uitvoeren.

Er zijn diverse verschillen tussen accountants en boekhouders, net zo goed als dat er overeenkomsten zijn. In de praktijk werken ze ook vaak samen. Bijvoorbeeld wanneer een MKB-organisatie de boekhouding uitbesteedt aan een boekhouder en dit werk periodiek laat controleren door een accountant. Accountants zijn over het algemeen opgeleid voor het doen van controles en geven advies. Boekhouders werken vaker operationeel en nemen je feitelijk de boekhouding – of delen daarvan – uit handen.
Accountant is een beschermde titel
Een ander belangrijk verschil tussen een boekhouder en een accountant is hun titel. Accountants hebben een beschermde titel, boekhouders niet. In principe kan dus iedereen zich boekhouder of belastingadviseur noemen en een administratiekantoor openen, ongeacht hun opleiding of achtergrond. Een boekhouder die zich accountant noemt, is zelfs strafbaar. Hoe goed en gedegen de opleidingen ook zijn voor boekhouders, doordat het een vrij beroep is blijft het voor jou als ondernemer lastig om te beoordelen in hoeverre een boekhouder vakkundig is. Een relevante opleiding en bijblijven in het vakgebied zijn zaken die daaraan bijdragen.
Om jezelf accountant te mogen noemen, moet je aan bepaalde eisen voldoen.  Accountants moeten een opleiding tot accountant hebben gevolgd, moeten geregistreerd staan bij de Nationale Beroepsorganisatie van Accountants (NBA) en zijn verplicht jaarlijks minimaal 20 uur aan bijscholing te doen via Permanente Educatie.
Dit geldt voor zowel registeraccountants (RA) als accountant administratieconsulenten (AA). Zo worden accountants dus automatisch gehouden om te voldoen aan bepaalde vakbekwaamheidseisen en weet je als ondernemer dat hier toezicht op wordt gehouden.
En hoe zit dat met een Fiscalist?
Iemand kan zich fiscalist noemen maar niet zomaar Fiscaal Jurist. De titel Fiscaal Jurist is een beschermde titel voor iemand die belastingadvies geeft. Alleen mensen met een afgeronde universitaire opleiding Rechten met Fiscaal Recht als specialisatie, mogen zich Fiscaal Jurist noemen. Heel in het kort is een fiscalist iemand die je helpt om fiscale voordelen te behalen en is daar nog meer in gespecialiseerd dan een accountant.
Accountant voert controles uit
En ander belangrijk verschil tussen een boekhouder en een accountant is dat alleen accountants (zowel RA als AA met certificerende bevoegdheid) een rechtsgeldige accountantsverklaring mogen afgeven en wettelijke controles mogen uitoefenen. Boekhouders mogen dat niet. Tot slot hangt er veelal een ander prijskaartje aan het tarief van een accountant, hetgeen weer in het voordeel van een boekhouder spreekt die dus vaak goedkoper is dan een accountant.
Dezelfde werkzaamheden boekhouder en accountants
Ongeacht de verschillen kunnen zowel boekhouders als accountants je gehele boekhouding uit handen nemen. Een boekhouder en een accountant kunnen ook beiden bijvoorbeeld delen van je administratieve taken overnemen, zoals je maandelijkse en jaarlijkse aangiftes doen en bijvoorbeeld aan het einde van elk boekjaar je jaarrekening en balans opmaken, afhankelijk van wat je met elkaar afspreekt. Het volledig uitbesteden van je boekhouding is anno nu ook lang niet altijd meer nodig. Het komt veel meer neer op een slimme samenwerking op basis van goede afspraken die je met elkaar maakt en slimme software die jullie daarbij ondersteunt.

Het allerbelangrijkste is dat je een goed gevoel bij iemand hebt. Gaat iemand mee met de ontwikkelingen binnen het vakgebied? En is hij of zij transparant in wie wat doet en welke afspraken je daarover met elkaar maakt? Dit check je bijvoorbeeld via de site van het kantoor, via de referenties en door te kijken of het kantoor bijvoorbeeld is aangesloten bij een overkoepelende organisatie.
Boekhouders en administratiekantoren die zich aantoonbaar willen profileren als professioneel en betrouwbaar, zullen zich veelal aansluiten bij een organisatie die toeziet op de kwaliteit. Een boekhouder kan zich bijvoorbeeld aansluiten bij bijvoorbeeld NOAB (Nederlandse Orde van Administratie- en Belastingdeskundigen). Je kunt op hun speciale site voor ondernemers op zoek naar een bij hen gecertificeerde boekhouder of administratiekantoor.
Online boekhoudprogramma als leidraad
Tot slot kun je je bij de keuze van een goede boekhouder nog laten leiden door het online boekhoudprogramma waarmee hij of zij werkt. Of misschien werk je al met bepaalde boekhoudsoftware en wil je graag in dat pakket blijven werken. Dan is het raadzaam om een boekhouder te kiezen die gewend is om met jouw pakket te werken. Boekhouders en administratiekantoren werken geregeld met meerdere boekhoudprogramma’s om zodoende al hun klanten optimaal te kunnen ondersteunen.

De meeste ondernemers in Nederland zijn niet verplicht om met een accountant te werken, en toch schakelen veel organisaties graag een accountant in. Het voordeel van het werken met een accountant of boekhouder is dat zij je beiden kunnen helpen je administratie goed op orde te krijgen en te houden. Enerzijds om onaangename verrassingen te voorkomen als het gaat om je administratieve verplichtingen. Maar ook zodat je binnen je organisatie altijd beschikt over de actuele stand van zaken zodat je alleen beslissingen neemt op basis van accurate cijfers. Daarbij helpt een boekhouder of een accountant je met bijvoorbeeld het correct afschrijven van bedrijfsmiddelen, relevante aftrekposten, de bijtelling van je bedrijfsauto, je belastingaangiftes zoals inkomstenbelasting, vennootschapsbelasting en je btw-aangifte en wijst hij of zij je op regelingen waar je je voordeel mee kunt doen. Een goede boekhouder en zeker een accountant, behoort je bovendien te wijzen op de nieuwste fiscale regels en voordelen zoals zelfstandigenaftrek, startersaftrek en bijvoorbeeld MKB-winstvrijstelling.
Voordelen accountant
Het voordeel van een accountant is dat hij je cijfers, aangiftes en/of het werk van je boekhouder kan controleren en als dat nodig is ook een accountantsverklaring mag afgeven. Verder heeft het werken met een accountant voordelen als je bijvoorbeeld een wat complexere administratie hebt en graag meer advies wilt over specifieke, meer ingewikkelde onderwerpen.
Voordelen boekhouder
Een boekhouder wordt vaak ingehuurd om de ondernemer of organisatie te ontlasten van boekhoudkundige taken. Daarbij kan een goede boekhouder je boekhouding controleren als je je die zelf doet en geeft hij of zij je daar graag advies over. Het voordeel van een boekhouder is dat een boekhouder veelal tegen een lager tarief feitelijk allerlei administratieve taken van je kan overnemen of je gehele administratie voor je in beheer neemt.
Ideale combinatie voor gezonde financiën 
Wat tegenwoordig voor veel organisaties de ideale combinatie is, is om behalve een goede boekhouder of accountant ook te kiezen voor het ideale online boekhoudprogramma. Samen wijzen ze je de weg naar een gezonde administratie die je tegenwoordig voor een groot deel makkelijk zelf kunt doen. Zeker als je graag blind vertrouwt op je financiën om beslissingen te kunnen nemen, is een accountant die werkt met een geavanceerd online boekhoudprogramma essentieel. Niet alleen om je administratie volgens de nieuwste wet- en regelgeving op orde te hebben, maar ook om steeds weer klaar te zijn voor toekomstige veranderingen én om je kansen maximaal te benutten voor financiële groei. Daar kan een moderne accountant je goed bij helpen.

Zowel een accountant als een boekhouder kunnen je bijvoorbeeld uitstekend helpen met de online inrichting van je administratie en kunnen je bovendien administratieve taken uit handen nemen. Maar je kunt ook veel zelf doen. Daarom kiezen organisaties vaak voor een tussenweg als het gaat om het al dan niet uitbesteden van hun boekhouding. Je administratie maakt immers een onlosmakelijk onderdeel uit van je dagelijkse bedrijfsvoering en wordt als je het goed organiseert, het financiële hart van waaruit je je belangrijkste beslissingen gaat nemen.
Tegelijkertijd: de keuze wat je zelf aan je boekhouding doet en wat je wilt uitbesteden is een heel persoonlijke keuze. Het hangt af van je eigen boekhoudkennis, hoeveel tijd je wilt besteden aan je boekhouding (per definitie zo min mogelijk) en bijvoorbeeld hoe complex je bedrijfsvoering en dus je administratie is.
Aan een goede boekhouding werk je samen
Veel kleine startende ondernemers die slechts een handjevol facturen per maand hebben, beginnen vaak met een eenvoudige Excel-sheet. Toch kan het zelfs dan verstandig kan zijn om een accountant je te laten helpen. Hij of zij kan je bijvoorbeeld aan een goed Excel-template helpen, je cijfers controleren voordat je je aangifte doet en hij of zij kan je adviseren over fiscale regelingen waar je je voordeel mee kunt doen als starter, ZZP’er of MKB’er.
Wordt je wat groter, dan kun je ervoor kiezen om samen met je accountant met een online boekhoudpakket aan de slag te gaan. Zeker verstandig als je een complexere administratie krijgt, omdat je bijvoorbeeld meer klanten krijgt, online gaat verkopen, een winkel opent en/of mensen in dienst neemt. Met een goede samenwerking, ongeacht wie wat precies doet, doe je doorgaans jezelf een groot plezier. Al is het maar om de rust en zekerheid te hebben dat er gedaan wordt wat er gedaan moet worden.
Welke taken besteed je uit?
Om je te ontlasten van bepaalde boekhoudkundige taken, zou je op hoofdlijnen de volgende administratieve taken door zowel een boekhouder als een accountant kunnen laten uitvoeren:

  • Inrichting boekhouding
  • Advies en het koppelen van andere software voor maximale automatisering
  • Jaarrekeningen opstellen
  • Controle of het doen van je belastingaangiftes (btw, inkomstenbelasting, vennootschapsbelasting)
  • Salarisadministratie
  • Controle op of het bijhouden van je boekhouding (uploaden facturen, afletteren)

Doe in ieder geval twee dingen zelf
Wat je ook doet met je boekhouding, het allerbelangrijkste is dat je het goed doet. Of goed laat doen. Bovendien, of je nu ZZP’er bent, blijft of een multinational wilt opbouwen: er zijn twee administratieve taken die je altijd zelf wilt doen of in ieder geval in huis wilt laten doen, namelijk:
1. het versturen van je facturen en
2. het doen van je betalingen
Zo houdt je zelf in de hand hoe je geldstromen lopen en loop je niet weg voor je verantwoordelijkheid. Want die heb je als het gaat om je administratie, ook tegenover de belastingdienst.

Er zijn drie belangrijke voordelen van het uitbesteden van je boekhouding.

  1. tijd besparen
  2. geld opleveren
  3. inzicht

 

  1. Tijd besparen

Je kunt je tijd maar één keer besteden. Hoe zonde om je dan al te druk te maken over je belastingen of fiscale regels? Iemand die zich daar dagelijks mee bezighoudt en dat leuk vindt, doet dit doorgaans sneller en beter dan jij. Tenzij je financieel expert bent en het ook helemaal in de vingers hebt uiteraard.

  1. Geld opleveren
    Goede boekhouders en accountants kosten je weliswaar geld, maar leveren je ook geld op. Bovendien kan een goede boekhouder of accountant je behoeden voor onnodige boetes omdat hij of zij als geen ander de regels kent. Daarbij zorgt hij ervoor dat je je voordeel doet met de fiscale aftrekposten die er zijn. Dit allemaal zelf uitzoeken is bijna niet te doen en onverstandig. Over het algemeen zal een goede boekhouder je meer opleveren dan dat hij of zij je kost.

Fiscale aftrekposten:

  • Kleinschaligheidsinvesteringsaftrek (KIA)
  • Mkb-winstvrijstelling
  • Zelfstandigenaftrek
  • Startersaftrek
  • Oudedagsreserve
  • Milieu-investeringsaftrek
  • Stakingsaftrek
  • Meewerkaftrek
  • Investeringsaftrek
  • Lijfrentepremieaftrek bij stakende ondernemers
  1. Inzicht

Goede boekhouders richten je boekhouding zo in, dat jullie beiden meer tijd overhouden. Tijd voor je accountant om jou proactief te laten zien hoe je omzet zich ontwikkelt of je kosten. Om vervolgens samen te sparren over hoe je je omzet, je kosten en/of je marge zou kunnen verbeteren.

Zeker vandaag de dag wordt het steeds makkelijker. Niet alleen omdat de Belastingdienst je steeds meer zaken digitaal laat afhandelen zoals je belastingaangifte. Maar ook omdat je zelf als ondernemer steeds meer de beschikking hebt over slimme software om je administratie in bij te houden. Want ongeacht of je je belastingaangifte zelf doet of laat doen, je wilt dat het goed gebeurt en dat het niet te veel tijd kost. Tijd kost geld immers. En daarom is om te beginnen een goede, bijgewerkte administratie met actuele cijfers zo belangrijk om je belastingaangifte te kunnen doen.
Omzetbelasting (btw-aangifte)
Vooral als het gaat om je omzetbelasting (btw-aangifte) die je maandelijks of eens per kwartaal moet doen. Alleen met een actuele administratie die dagelijks of wekelijks bijgewerkt wordt, kun je heel eenvoudig je btw-aangifte zelf doen. Het liefst in een online boekhoudprogramma waar je je btw-aangifte direct vanuit je eigen administratie rechtstreeks bij de Belastingdienst kunt doen. En toch besteden veel ondernemers hun belastingaangiftes uit aan een accountant of boekhouder.
Andere belastingen en belastingaangiftes
Naast je btw-aangifte heb je afhankelijk van de bedrijfsvorm ook te maken met inkomstenbelasting (zzp’er, freelancers met eenmansbedrijven) of vennootschapsbelasting (BV’s, NV’s, VOF’s, CV’s). Bij je inkomsten- of je vennootschapsbelasting heb je bijvoorbeeld te maken met belastingen als loonheffingen, dividendbelasting, maar ook persoonlijke belastingen die invloed hebben zoals schenkbelasting en erfbelasting. Daarbij kun je nog te maken hebben met zaken als  heffingsvrij vermogen en vrijgestelde bezittingen. Afhankelijk van de complexiteit van je onderneming en je persoonlijke situatie, kan je belastingaangifte ook best complex worden.
Meer weten?
Lees meer over belastingen op de site van de Belastingdienst zelf, ga naar de pagina waar je zelf je belastingaangifte kunt doen of schakel een accountant in om je hierbij te helpen.

Er komt heel wat kijken bij online boekhouden. Zeker als het je het goed wilt doen. Om je hierbij te helpen, hebben we daarom in dit artikel zo goed mogelijk alle vragen proberen te beantwoorden die je mogelijk hebt hierover. Vragen van ondernemers die wij dagelijks beantwoorden en die we hier graag met je delen. Bij Wolters Kluwer Tax & Accountancy helpen we immers al zo’n 20 jaar zowel accountants als hun klanten, ZZP’ers en MKB-organisaties om in online boekhouden bij te blijven. En omdat wij heel erg geloven in goede samenwerkingen, hopen we dat ook jij je voordeel kunt doen met deze input.