Aan welke voorwaarden moet een factuur voldoen?

Verstuur jij wel eens een factuur met je onderneming? Dan weet je vast dat het proces van factureren aan bepaalde eisen is gebonden. Maar aan welke voorwaarden moet een factuur voldoen? De Belastingdienst schrijft voor met welke wettelijke eisen je precies rekening moet houden bij het opstellen van je facturen. Zo moeten op je factuur alle wettelijk verplichte gegevens staan. Bovendien moet je factuur authentiek en integer zijn. Daarnaast moet de Belastingdienst de factuur kunnen controleren.

Voorwaarden factuur

Om goed te kunnen factureren, moet je factuur voldoen aan verschillende voorwaarden:

  • Stuur een factuur als je een vooruitbetaling hebt gekregen voor leveringen van goederen en diensten.
  • Zorg ervoor dat je op je factuur in elk geval de verplichte gegevens vermeldt (zie hieronder bij ‘De wettelijke gegevens die op je factuur moeten staan’).
  • Verstuur de factuur uiterlijk op de 15e dag van de maand die volgt op de maand waarin je hebt geleverd
  • Let op: bewaar je facturen (dit mag meestal digitaal: bekijk hoe je probleemloos aan de bewaarplicht kunt voldoen).

Wettelijk verplichte gegevens op factuur

Dit zijn de wettelijk verplichte gegevens die op je factuur moeten staan:

  • Zet je volledige naam en die van je klant op je facturen.
  • Vermeld ook je juridische bedrijfsnaam. De handelsnaam mag ook, maar alleen als die in combinatie met het adres en woonplaats bij de Kamer van Koophandel is geregistreerd.
  • Voeg je volledige adres toe en dat van je klant.
  • Vermeld je volledige kantooradres.
  • Voeg je btw-nummer en je KvK-nummer toe.
  • Zet de datum waarop de factuur is verzonden op je factuur.
  • Zorg voor een opeenvolgend nummer.
  • Geef op je facturen een omschrijving van de aard van de goederen of diensten die je hebt geleverd.
  • Vermeld de hoeveelheid van de goederen/omvang van de diensten die je hebt geleverd.
  • Noem op je facturen de datum waarop je geleverd hebt of de datum van een vooruitbetaling.
  • Vermeld het bedrag dat je in rekening brengt, exclusief btw.
  • Lever je prestaties met verschillende btw-tarieven? Vermeld dan de aparte bedragen en neem daarnaast de eenheidsprijs op, als die van toepassing is.
  • Geef ook het btw-tarief en het btw-bedrag weer dat je in rekening brengt.

Let op
In enkele gevallen gelden er uitzonderingen op de eisen. Bijvoorbeeld als je zaken doet met andere EU-landen, een detailhandelaar bent of een groothandel hebt.

Factureren aan de overheid?

Online factureren - verstuur je facturen digitaal naar de overheid met e-factureren

Ben je leverancier van de Rijksoverheid? Dan ben je al vanaf 1 januari 2017 verplicht elektronische facturen te sturen (het zogeheten e-factureren). De verplichting om e-facturen te versturen is onderdeel van de inkoopvoorwaarden van de Rijksoverheid en geldt sinds 1 januari 2017 bij nieuwe contracten.

Goed om te weten
Als gevolg van de inkoopvoorwaarden gelden er strenge regels voor elektronische facturen. Zo moet een e-factuur een digitaal (XML-)bestand zijn met een vaste structuur. Let op: een e-mail met een bijgevoegd pdf-bestand als factuur geldt dus NIET als e-factuur.

Twijfel je of je moet factureren?

Sommige ondernemers hoeven geen btw te betalen. Daardoor komt de verplichting om een facturatieadministratie bij te houden (deels) te vervallen. Lees op de site van de Belastingdienst ‘Wie verplicht zijn te factureren?’ en wat daarvan de consequenties zijn.

Verder lezen over het versturen van facturen?

Bekijk ook onze informatiepagina over de voorwaarden die de Belastingdienst stelt aan een factuur.

Factuur versturen met Twinfield Boekhouden

Twinfield Boekhouden is een professioneel online boekhoudprogramma. Hiermee kun je slim en gemakkelijk facturen versturen en samenwerken met je accountant of adviseur. Bij Twinfield zijn je gegevens zeer veilig opgeslagen (keurmerk Zeker-Online) en werk je volledig in de cloud. Ook koppelt Twinfield met vele andere pakketten!

Probeer Twinfield online boekhouden gratis

Meer over online boekhouden

Online boekhouden is een breed begrip dat iedere ondernemer wel kent. Om precies te weten wat het inhoudt, geven we hieronder antwoorden op de meest prangende vragen over boekhouden die ondernemers ons de afgelopen 20 jaar gesteld hebben. Beginnend bij de basis van het wat, hoe en waarom van boekhouden. Tot aan de top-5 online boekhoudprogramma’s en tips waar op te letten bij je keuze van het juiste pakket.

  1. Wat is online boekhouden?
  2. Waarom online boekhouden?
  3. Wat zijn de voor-en nadelen van online boekhouden?
  4. Hoe kies ik het beste boekhoudprogramma?
  5. Is online boekhouden veilig?
  6. Je boekhouding zelf doen of uitbesteden?
  7. Wat is het verschil tussen boekhouding en administratie?
  8. Hoe kan ik (online) factureren?
  9. Aan welke voorwaarden moet een factuur voldoen?
  10. Hoe moet ik een boekhouding opzetten?