Importeren relaties

Hoe importeer ik nieuwe relaties?

Met het onderstaande stappenplan laten we je zien hoe je relaties importeert in Alure.

Klik hier om het onderstaande stappenplan te downloaden als PDF.

Stap 1. Definiëren Lijst
In ‘Administratiebeheer’ vind je in het lint ‘Relaties’ de optie ‘Importeren’ voor het importeren van relaties. De import verwacht als input een Excel bestand. Om relaties te importeren moet je een lijstdefinitie maken. Deze definitie geeft een opsomming van de velden en de gebruikte volgorde van de velden. Je geeft de definitie een omschrijving en eventueel een toelichting. Een definitie kan meerder keren gebruikt worden om gegevens te importeren.

Importeren Relaties

Stap 2. Selecteren Velden
Op het tabblad ‘Velden’ selecteer je de velden die geïmporteerd moeten worden. Je kunt met de pijltjes rechts de volgorde van de velden eventueel wijzigen. De velden ‘Zoeknaam’, ‘Interne naam’ en ‘Type’ zijn altijd onderdeel van de import. Deze kunnen niet verwijderd worden, ook kan de volgorde van deze velden niet gewijzigd worden. Via de knop ‘Exporteren’ kan een Excel bestand gegenereerd worden met de kolomdefinitie die overeenkomt met de lijst definitie. Het bevat 1 rij met de kopteksten die overeenkomen met de velden in de lijstdefinitie. Dit Excel bestand kan als basis gebruikt worden voor het invullen van de te importeren gegevens.

Importeren Relaties

Stap 3. Excel bestand
Je kunt de export uit ‘Stap 2’ gebruiken als basis voor het invullen van de te importeren gegevens. Je kunt natuurlijk ook een Excel export uit een andere applicatie gebruiken als input bestand. Het Excel bestand moet één rij met kopteksten hebben. Deze kopteksten moeten een unieke waarde hebben binnen de rij. De volgorde van de kolommen moet overeen komen met de volgorde van de velden in de lijstdefinitie in Alure. Een Excel bestand mag meer kolommen dan het aantal velden in de lijst bevatten. Minder is niet mogelijk, dan volgt een foutmelding.

Importeren Relaties

Stap 4. Instellingen – Dossiernummer
Wanneer in het ‘Configuratiescherm – CRM – Relatietype’ voor een relatietype een dossiernummer een reeks is ingesteld dan moeten de te importeren dossiernummers voor de relatietype hier aan voldoen. Wanneer het dossiernummer geen onderdeel is van de te importeren data dan wordt het dossiernummer niet gegenereerd volgens de ingestelde reeks. De relaties krijg dan geen dossiernummer!

Stap 5. Instellingen – Velden relatietype
Wanneer in het ‘Configuratiescherm – CRM – Relatietype’ voor een relatietype bij de ‘Veldinstellingen’ is ingesteld dat velden verplicht zijn, dan moet de te importeren data geldige waardes bevatten voor de betreffende velden!

Importeren Relaties

Stap 6. Instellen – Zoeknaam en dossiernummer uniek
Wanneer in het ‘Configuratiescherm – CRM – Instelling’ is ingesteld dat de zoeknaam en/of het dossiernummer binnen een administratie uniek moet zijn, dan wordt hierop gecontroleerd binnen het te importeren Excel bestand. Er wordt ook gecontroleerd of deze gegevens uniek zijn binnen de reeds aanwezige relaties in Alure.

Importeren Relaties

Stap 7. Importeren
Op het tabblad ‘Importeren’ kan het Excel bestand met de te importeren data geselecteerd worden. Tijdens het inlezen worden bewerkingen uitgevoerd. Wanneer bijvoorbeeld het gehele adres in het veld straat is opgenomen wordt dit automatisch opgesplitst in straat en huisnummer. Na het inleven wordt de data ook gevalideerd. Hierbij wordt bij data die niet juist is, per kolom een rood kruisje weergegeven. Wanneer je met de muis op zo’n kruisje gaat staan wordt een beschrijving van de fout gegeven. Je kunt de data in het scherm aanpassen. Op het moment dat voor alle rijen een groen vinkje in de kolom ‘Akkoord’ staat, kan de data worden verwerkt.

Let op! De gewijzigde data wordt niet opgeslagen in het oorspronkelijke Excel bestand. Bij het verlaten van het tabblad gaan de wijzigingen verloren.
TIP: Door te sorteren op de kolom ‘Akkoord’ kunnen de incomplete records eenvoudig opgespoord worden.

Importeren Relaties

Stap 8. Genereren Cliënten
Nadat de relaties geïmporteerd zijn wil je wellicht voor bepaalde relatietypes ook de cliënten genereren. Dit is mogelijk in ‘Configuratiescherm – CRM – Relatietype’. In het lint is hierbij de knop ‘Genereren cliënten’ beschikbaar. Met deze optie kun je eenvoudig cliënten genereren voor relaties waarvoor nog geen cliënt aanwezig is. Cliënten kunnen gegenereerd worden voor alleen relaties van het geselecteerde relatietype of voor relaties van alle relatietypes waarbij het toevoegen van een cliënt is toegestaan.

Er moet een bestaande cliënt geselecteerd worden die geldt als ‘modelcliënt’. Bij het genereren van de cliënten worden alle cliënt instellingen overgenomen van deze cliënt. Dit betreft de volgende instellingen:
– Alle gegevens van tabblad ‘Eigenschappen’
– Alle gegevens van tabblad ‘Factuurprofiel’
– Alle gegevens van tabblad ‘Extra velden’
– Alle gegevens van tabblad ‘Cliëntgroepen’
– Tabblad ‘Elektronisch factureren’: de instelling voor ‘Papieren factuur’ en ‘PDF factuur’. Wanneer deze laatste instelling van toepassing is, wordt bij het e-mailadres het algemene e-mailadres ingevuld. De velden ‘CC’ en ‘BCC’ worden niet ingevuld.

Importeren Relaties