Mailen vanuit Alure

Wanneer je bij de persoonlijke instellingen hebt aangegeven dat je de Outlook Add-in wilt gebruiiken kun je vanuit Alure op de volgende wijze e-mails vesturen:

  • Outlook moet opgestart zijn en hierbij dien je in te loggen zoals beschreven in ‘1.3 Opstarten Outlook’.
  • Vanuit Alure kies je vanuit bijvoorbeeld de relatielijst voor het icoon ‘ ’. Daarbij zal het e-mail venster van Outlook geopend worden:

Mailen vanuit Alure

  • Wanneer in Alure bij de relatie een standaard e-mailadres geregistreerd is, zal deze automatisch ingevuld worden als geadresseerde van de e-mail bij ‘Aan..’.
  • Onder in het venster zal een ‘Alure-gebied’ getoond worden. Hierin wordt de NAW-gegevens van de betreffende relatie weergegeven. In dit ‘Alure-gebied’ is de volgende functionaliteit beschikbaar:
    • Archiveren: Wanneer de e-mail wordt verzonden naar een ‘intern’ e-mailadres kun je middels het vinkje bij ‘Archiveren’ aangeven of deze e-mail bij het verzenden gearchiveerd moet worden.  Wanneer de e-mail wordt verzonden naar een ‘extern’ e-mailadres zal er altijd een vinkje staan en wordt de e-mail altijd gearchiveerd.
    • Zoeken: Bij het versturen van een e-mail vanuit Alure wordt de relatie, waarbij de e-mail gearchiveerd wordt, automatisch ingevuld (deze is gelijk aan de relatie die op het moment van openen van dit venster ‘actieve’ was in Alure). Eventueel kun je doormiddel van de zoekknop het venster ‘Zoeken relatie(s)’ openen om een andere relatie te zoeken en te koppelen.
      Wanneer een relatie gekoppeld is kun je door het klikken op het pijltje naast de zoekknop een menu openen. In dit menu heeft diverse functie beschikbaar die betrekking hebben op de relatie of op de organisatieniveaus of connecties van de relatie.
    • Dossier ‘ ’: Om documenten uit het dossier van de gekoppelde relatie toe te voegen als bijlage kun je met de dossierknop het dossier van de gekoppelde relatie openen. Hierin kun je de documenten selecteren die je als bijlage op wilt nemen.
    • N.a.w.: Van de gekoppelde relatie wordt de naam en het bezoekadres weergegeven.
      Doormiddel van een klik op de naam kan de relatiekaart van de betreffende relatie geopend worden.
      Doormiddel van een klik op het bezoekadres zal via ‘Google Maps’ het adres gezocht worden.
  • In het venster kun je de mail opmaken waarbij je de beschikking hebt over alle mogelijkheden die Outlook biedt. Wanneer de mail gereed is kies je voor ‘Verzenden’. Hierbij wordt het volgende venster geopend (mits ‘Archiveren’ aangevinkt is):

Mailen vanuit Alure

In dit venster heb je de volgende mogelijkheden:

  • Annuleer: Wanneer je de email niet wilt versturen kiest je voor ‘Annuleer’. De e-mail wordt niet verzonden en je keert terug in het bericht venster van Outlook.
  • Verstuur: Wanneer je de e-mail wel wilt versturen maar niet wilt archiveren kies je voor ‘Verstuur’. De gegevens in het venster hoeven niet ingevuld te worden.
  • Archiveer: Wanneer je de e-mail wilt versturen en daarbij ook in Alure wilt archiveren kies je voor ‘Archiveer’. Hiervoor dient je eerst in het venster aan te geven hoe de e-mail in het dossier gearchiveerd moet worden. De volgende gegevens dienen hierbij ingevuld te worden:

Relatie: Hier wordt de zoeknaam getoond van de geselecteerde relatie. Deze kun je in dit venster eventueel nog wijzigen. Het wijzigen van de relatie zal geen invloed hebben op de reeds aangegeven geadresseerd e-mailadres(sen)!
Betreft: Het onderwerp van de e-mail. Deze wordt standaard gevuld met het onderwerp van de e-mail maar kun je eventueel wijzigen.
Profiel: Hier selecteer je het gewenste documentprofiel voor de e-mail. De beschikbare profielen zijn afhankelijk van de instellingen bij de documentprofielen. In het documentprofiel is vastgelegd welke overige instellingen je in de e-mail moet en kunt maken. De overige velden zijn hiervan afhankelijk.
Cliënt/opdracht: Hier selecteer je de cliënt, de opdracht en/of deelopdracht (uit Alure Uren) waarop dit document betrekking heeft.
Dossier: Hier selecteer je het dossier waarin de e-mail gearchiveerd moet worden.
Status: Hier selecteer je de status welke je aan de e-mail wilt toekennen.
Categorie: Hier selecteer je de gewenste categorie.
Bron: Hier selecteer je de gewenste bron.
Eigenaar: Hier selecteer je de eigenaar van het document. Afhankelijk van de binnen het kantoor gehanteerde definitie van Eigenaar selecteert je hier de medewerker.

Wanneer je alle (verplicht) gegevens ingevuld heeft kun je de e-mail versturen en archiveren door te kiezen voor ‘Archiveren’.

Archiveren voor 2e lezing
Wanneer je in het bovenstaande venster een status heeft gekozen die voor het betreffende profiel niet gekenmerkt is als ‘bepalend voor definitief’ dan zal bij de keuze ‘Archiveren’ de e-mail in het dossier gearchiveerd worden maar nog niet verzonden worden. Je krijgt daarbij de onderstaande melding:

Mailen vanuit Alure

(Wil je deze melding in de toekomst niet meer ontvangen plaats dan een vinkje bij ‘Niet meer tonen’)

Een andere gebruik (of jezelf) kan nu de e-mail openen vanuit het dossier en eventueel nog bewerken. Zodra bij het archiveren een status gekozen wordt die wel gekenmerkt is als ‘bepalend voor definitief’ zal de e-mail ook daadwerkelijk verzonden worden.