Creditnota

Hoe maak ik een creditnota?

1. Handleiding Creditnota’s in Alure uren

1.1 Inleiding

Voor alle verstuurde facturen kan een creditnota worden aangemaakt. Daarnaast is het mogelijk om een negatieve declaratie aan te maken die volledig op zichzelf staat. Deze methode staat niet beschreven in dit document omdat het geen andere werkwijze bevat dan het maken van een normale declaratie. 

Wat je crediteert en hoe je crediteert kan leiden tot verschillende resultaten afhankelijk van de gemaakte keuzes. In dit document staat beschreven welke actie tot welk resultaat leidt. 

1.2 Crediteren op basis van bestaande facturen

Om de geschiedenis weer te geven van gestuurde/afgedrukte facturen, kun je klikken op de menuoptie Managementinfo-Factuurhistorie in Alure Uren. Creditnota

Afbeelding 1.2.a

Na het klikken van deze menu optie krijg je een selectiescherm te zien zoals hieronder afgebeeld (afbeelding 1.2.b).
In dit selectiescherm kun je de facturen opzoeken door middel van het ingeven van selectiecriteria. Na het klikken op de knop Ophalen zullen alle facturen worden opgehaald die voldoen aan de door je ingegeven selectiecriteria. Wanneer je geen filter ingeeft zullen alle ooit aangemaakte facturen inclusief creditnota’s getoond worden.

Creditnota

Afbeelding 1.2.b

Het maken van een creditnota
Wanneer je op de knop Maak Creditnota klikt, verschijnt een scherm zoals getoond in afbeelding 1.3.a. Je kunt nu een creditnota aanmaken op basis van de in afbeelding 1.2.b. geselecteerde factuur.

Creditnota

Afbeelding 1.3.a

Naast de optie om de creditnota in een bepaald jaar en/of periode te boeken heb je in dit scherm verschillende opties;

1.3.1 Onderhanden werk niet terugzetten

Als je deze optie selecteert, zal het onderhandenwerk niet opnieuw worden aangemaakt en kun je alleen creditregels boeken op basis van eerder geselecteerde factuur. Je kunt wel bepalen per factuurregel welk aantal of bedrag gecrediteerd moet worden.

1.3.2 Onderhanden werk exclusief bij- en afboekingen terugzetten

Indien gekozen wordt voor deze optie zullen alle factuurregels die niet zijn van het soort ‘bij- en afboeking’ als onderhandenwerk worden teruggeplaatst. Factuurregels die wel van het soort ‘bij- en afboeking’ zijn, zullen gewoon als creditregel gebruikt kunnen worden.

1.3.3 Alle mutaties in onderhanden werk zetten

Dit is de standaard geselecteerde optie. Hiermee worden alle factuurregels weer als onderhandwerk geboekt zodat u er later weer een declaratie en factuur van kan maken.

Als je op onderstaande link klikt, opent zich het Stappenplan Alure Creditnota (op basis van Alure9). Hiermee wordt beschreven hoe je een creditnota kunt maken en welke mogelijkheden er zijn. Het stappenplan is op basis van Alure9, in grote lijnen komt dit overeen met Alure10.

1.3.4 Wijzigen Cliënt

Als je een optie selecteert waarmee je het onderhandenwerk weer terugzet, kun je kiezen of u het onderhandenwerk weer plaatst op de cliënt waarvoor de creditnota wordt aangemaakt of dat je het boekt op een andere cliënt. Hiervoor kun je de optie Wijzig cliënt aanvinken.

Creditnota's

Indien je deze optie hebt aangevinkt, kun je hierna een andere cliënt kiezen waarop het onderhandenwerk geboekt moet worden.
Op basis hiervan kun je dan een declaratie en factuur maken voor desbetreffende cliënt.

Na het klikken op OK zal de creditnota worden aangemaakt en kom je in een scherm om de creditnota eventueel te bewerken.

1.4 Het bewerken van een creditnota

Evenals een factuur loopt een creditnota via een declaratie. In dit geval is het een negatieve declaratie en ben je al geholpen met de factuurregels. Indien je van de standaard creditregels wilt afwijken, kun je in de onderste tabbladen bepalen welke regels in hoeverre gecrediteerd moeten worden en welke niet.

Creditnota

1.4.1 Na keuze – Onderhanden werk niet terugzetten

Wanneer je hebt gekozen om het onderhandenwerk niet terug te zetten, zul je vanzelfsprekend geen regels aantreffen op de tab OHW. Bij deze optie kun je per creditregel aangeven hoeveel gecrediteerd moet worden. Hierbij kun je wijzigingen doorvoeren op verschillende kolommen per regel, zoals werksoortcode, BTW, bedrag, aantal etc. Je kunt de creditregels niet uitsluiten waardoor ze naar onderhandenwerk worden geboekt.

1.4.2 Na keuze – Onderhandenwerk exclusief bij- en afboekingen terugzetten

Na deze selectie vind je op de tab OHW alle factuurregels die niet van het soort ‘bij- en afboeking’ zijn. Deze kun je desgewenst bewaren voor een latere declaratie. Voor alle regels van het type ‘bij- en afboeking’ kun je kiezen of ze gecrediteerd moeten worden of moeten worden overgezet naar het onderhandenwerk. Het is niet mogelijk om per regel de aantallen of bedragen aan te passen.

1.4.3 Na keuze – Alle mutaties in onderhanden werk zetten

Indien je in het vorige keuzescherm hebt aangegeven dat je het onderhandenwerk weer terug wilt zien, zullen alle factuurregels staan op de tab ‘OHW’. Indien je kiest hier niets mee te doen, blijft dit onderhandenwerk op deze cliënt beschikbaar voor een latere declaratie. In de eerste tab ‘Mutaties’ is voor elke factuurregel een credit-factuurregel opgenomen. Per regel kun je kiezen of je die gecrediteerd wilt zien of niet. Wanneer je klikt in het selectievak Uitsluiten, zal deze creditregel ook verplaatsen naar de tab OHW. Je kunt niet kiezen om een factuurregel gedeeltelijk te crediteren vanwege de keuze om alle onderhandenwerk terug te plaatsen.

Nadat alle gewenste aanpassingen zijn gedaan, kan geklikt worden op de knop ‘Opslaan’ linksboven in het scherm en zal de declaratie als conceptfactuur worden opgeslagen.

Creditnota

Hierna kan de conceptfactuur (credit factuur) als iedere andere factuur worden afgehandeld.

1.5 Het terugvinden van gegevens na crediteren

De plaats van terugvinden van gegevens na het crediteren van een factuur of na het aanmaken van een negatieve declaratie hangt af van de gemaakte keuzes tijdens crediteren.

Creditnota

1.5.1 Na keuze – Onderhanden werk niet terugzetten

De creditnota is zichtbaar in het declaratiescherm indien het vinkje ‘creditnota’s tonen’ in het selectiescherm is aangezet. De creditnota (concept) is tevens terug te vinden in de factuurhistorie bij desbetreffende klant.

1.5.2 Na keuze – Onderhandenwerk exclusief bij- en afboekingen terugzetten

Voor alle posten wordt een creditnota aangemaakt. Deze is net als bij 1.5.1 terug te vinden als concept in de factuurhistorie van desbetreffende klant. Voor de posten van het type bij- en afboeking is nieuw onderhandenwerk aangemaakt en is terug te vinden in het declaratiescherm als OHW. Voor het tonen van de creditnota geldt hetzelfde als onder 1.5.2 genoemd.

1.5.3 Na keuze – Alle mutaties in onderhanden werk zetten

Voor alle posten wordt een creditnota aangemaakt. Deze is terug te vinden als concept in de factuurhistorie van desbetreffende klant.
Daarnaast is voor alle posten nieuw onderhandenwerk aangemaakt wat is terug te vinden in het declaratiescherm. Voor de creditnota zelf geldt hetzelfde als onder 1.5.2. genoemd.

 

Download het volledige overzicht ‘creditnota’ hier.