Elektronisch factureren

Hieronder vind je een uitgebreide proces beschrijving over ‘Elektronisch factureren’. Wat stel je in zodat je cliënten een digitale factuur krijgen toegestuurd?

  1. Bespreek proces
    • Stem af met Alure
    • Bepaal welke clienten in aanmerking komen
    • Controleer client gegevens op actualiteit
    • Bespreek de nieuwe facturatie methode met de client
  2. Elektronische factureren inrichten
    • Zet het vinkje elektronisch factureren in de urenadministratie. Ga naar uren, instellingen, urenadministratie
    • Bepaal op het tabblad digitaal factureren in welk dossier de digitale facturen komen te staan
    • Bepaal de lay-out van de e-mail
    • Bepaal of de facturen worden gepubliceerd op X-Portal
  3. Clienten inrichten voor elektronisch factureren
    • Ga naar de cliëntenkaart selecteer de juiste client en vink op het tabblad ‘elektronisch factureren’ het vinkje PDF factuur aan
    • Bepaal doormiddel van de dropdown het e-mailadres waar de PDF factuur naar moet worden verstuurd
  4. Factureren
    • Volg het facturatie proces (zie van uur naar factuur)
    • Klik op definitieve facturen er wordt zowel een papieren als ook een digitale factuur aangemaakt en een digitale factuur
    • Hierna kan de e-mail verzonden worden
    • Klik alleen op verzenden facturen wanneer geen papieren factuur moet worden afgedrukt

Download het volledige overzicht ‘Elektronisch factureren’ hier.

Is het mogelijk om in de bestandsnaam van de factuur de zoeknaam op te nemen?

Bij het gebruik maken van Elektronisch factureren, is het mogelijk om in de bestandsnaam van de factuur bepaalde zaken op te namen, middels zogenaamde ‘variabelen’.

Onderstaande variabelen/sleutelwoorden zijn mogelijk te gebruiken in de bestandsnamen, onderwerp e-mail en tekst e-mail (gebruik altijd hoofdletters):

  • [FACTUURNUMMER]
  • [DECLARATIENUMMER]
  • [CLIENTNUMMER]
  • [DEBITEURNUMMER]
  • [DOSSIERNUMMER]
  • [JAAR]
  • [PERIODE]
  • [FACTUURDATUM]
  • [OMSCHRIJVING]
  • [AANHEF]
  • [SAMENGESTELDENAAM]

 

Hoe kan ik een UBL factuur versturen?

Via Uren > Cliënten > Cliënten > tab Elektronisch factureren kun je bij ‘Factuur’ de verzendwijze aanvinken en kiezen voor welke vorm de betreffende cliënt de facturen zal ontvangen. Op papier, in PDF en/of UBL. Je kunt daar ook een startdatum instellen vanaf wanneer deze instelling moet starten.

Let op:
In een UBL moeten wettelijk gezien alle gegevens staan die bij de declaratie zijn ingegeven. Via het factuurprofiel kun je wel aanpassingen doen voor de factuur zelf (verdichtingsniveau) maar niet voor de UBL. Puur omdat de UBL aan een aantal voorwaarden moet voldoen. Het enige waar je eventueel in kunt sturen zijn de teksten in de Declaratieregels en de Mutaties.