Uren factureren

Hoe wordt de ingebrachte weekstaat mutatie uiteindelijk gefactureerd?

Hieronder vind je een uitgebreide proces beschrijving ‘Van uur tot factuur’

  1. Invoeren weekstaat
    • Medewerker verantwoord uren, eenheidskosten, incidentele kosten op juiste werksoort, opdracht en client.
    • Afvinken taken/mijlpalen
    • controle op normuren
    • Controle op toegestane werksoorten (deelopdracht, functie)
    • Medewerker maakt weekstaat definitief
  2. Controleer afgelopen weekstaten
    • Controleer of alle weekstaten op tijd zijn afgesloten en neemt indien nodig contact op met de betreffende medewerker (vestiging/centrale administratie)
    • Overzicht afgesloten weekstaten en medewerkers – uren per week/dag
    • Niet volledig ingevulde weekstaten kunnen indien gewenst aangevuld en afgelosten worden (bijv. i.v.m. ziekte, vakantie, afwezigheid)
  3. Verwerk doorbelaste kosten
    • Via het inkoopboek in Alure Financieel kunnen inkoopkosten direct doorbelast worden naar de client
    • Deze kosten kunnen als weekstaatmutatie (type incidentele kosten) verwerkt worden (Financiele Administratie)
  4. Fiatteer weekstaten
    • Als alle weekstaten volledig en juist zijn kunnen deze door de fiatteerders (teamleiders / vestigingadministratie) na beoordeling van juistheid van uren, werksoorten, opdrachten en client gefiatteerd worden
    • Onjuiste weekstaten kunnen worden heropend, gecorrigeerd en opnieuw afgesloten om vervolgens gefiatteerd te worden
    • Denk ook aan weekstaten van eventuele dummy medewerkers
    • Importeer eventuele externe mutaties
  5. Verwerk mutaties
    • Gefiatteerde weekstaat mutaties moeten verwerkt worden tot OHW
    • Vanaf periode 1 t/m administratieperiode
    • Productie wordt bevroren
    • Wijzigingen kunnen nu uitsluitend via declaratie correctie aangebracht worden
  6. Tarieven aanpassen
    • Voer eventuele tariefwijzigingen door
    • Per medewerker, werksoort, eenheidkosten
    • Per jaar, periode, week
  7. Herbereken medewerker tarieven
    • Herbereken de tarieven op basis van eventuele nieuwe tarieven
    • Per jaar, periode
    • Per medewerker, client, werksoort, eenheidskostensoort
  8. Genereer voorschotten/abonnementen
    • Genereer vaste voorschotten
    • Genereer abonnementen
  9. Journaliseer OHW
    • Journaliseer OHW naar Alure Financieel
    • Boekingsgangen
  10. Declareren
    • Stel o.b.v. OHW en clientinstellingen de declaratie samen via declareren per client
    • Corrigeer de declaratie tot de gewenste factuur
    • Corrigeren van: medewerker, opdracht, werksoort, uren, tarief, bedrag, omschrijving
    • Doorschuiven, uitsluiten, bij-/af-/overboeken
    • Voeg incidentele voorschotten, kreditnota of separate declaraties toe
  11. Fiatteer declaraties
    • Fiatteer de declaratie (declarant)
    • Beoordeel en fiatteer de declaratie (vennoot)
  12. Print definitieve facturen
    • Print definitieve facturen inclusief separate factuurspecificaties
    • Verstuurd papieren/elektronische (PDF) facturen
  13. Journaliseer facturen
    • Journaliseer de facturen naar Alure Financieel
    • Boekingsgangen Facturering
  14. Periode wissel
    • Wissel administratie periode
    • Deblokkeer geblokkeerde mutaties
    • De periode wissel dient of de eerste of de laatste stap in het proces te zijn
  15. Proces herhalen
    • Herhaal het declaratie/facturatie proces voor elke gewenste frequentie

 

Download het volledige overzicht ‘Van uur tot factuur’ hier.

Het lukt niet om OHW van een cliënt uit te factureren.

Een (ex)-client heeft nog een OHW positie welke je graag wilt uit factureren, echter dit lukt niet. Er kunnen diverse oorzaak zijn, waardoor het OHW niet wordt samengesteld in een declaratie om deze alsnog uit te factureren. Hieronder vind je een aantal suggesties die je kunt nalopen in Alure.

  • de OHW mutaties zijn nog niet verwerkt -> als nog deze weekstaat mutaties verwerken, let op dit kunnen ook weekstaten uit voorgaande jaren zijn!
  • de weekstaat waarin deze mutaties staan is nog niet afgesloten -> sluit de weekstaat af en verwerk deze weekstaat mutaties.
  • de weekstaat is nog niet gefiatteerd -> fiatteer deze weekstaat en verwerk vervolgens deze weekstaat mutaties.
  • de OHW mutaties zijn geblokkeerd -> deblokkeer deze mutaties.