Urenmutaties

1. Importeren externe urenmutaties

1.1 Inleiding

In de urenregistratie is het mogelijk om via het menu systeembeheer mutaties te importeren (Importeren mutaties). Deze mogelijkheid is geboden om urenmutaties vanuit een externe applicatie (bijv. Excel, een loonapplicatie) te kunnen importeren en verwerken. 

1.2 Importeren externe urenmutaties

Het scherm ‘Importeren mutaties’ is opgebouwd in 3 delen (zie figuur 1): 

  1. Een menubalk met daarin de menuoptie Importeren, waarmee de mutaties in Alure geplaatst worden. 
  2. Het bovenste gedeelte is de selectie gegevens. 
  3. Het middelste gedeelte laat statistieken zien. Per proces (het controleren van het bestand en het uiteindelijk importeren van het bestand) wordt aangegeven hoeveel mutaties geïmporteerd zijn, hoeveel mutaties gewijzigd zijn en hoeveel mutaties fout zijn gegaan.
  4. Het onderste gedeelte is de foutenlijst. De foutenlijst is opgebouwd uit een regelnummer, een kolomnaam en een foutmelding.

Urenmutaties

Figuur 1: Scherm Importeren mutaties

1.2.1 Selectie gegevens 

Hieronder wordt een korte beschrijving geven van de algemene selectie gegevens:

  • Importbestand: De naam en locatie van het te importeren bestand.
  • Mutaties verwerken: Met deze instelling bepaalt u met welke status Alure de geïmporteerde mutaties zal verwerken. U kunt met deze instelling de status uit het importbestand beïnvloeden.
  • Weekstaten afsluiten: Hier bepaalt u hoe Alure dient om te gaan met de geïmporteerde weekstaat.
  • Instellingen bewaren: Als deze is aangevinkt wordt bij het sluiten van het menu alle instellingen van het scherm bewaard. Bij een volgende keer worden deze waarden weer terug gezet in het scherm.
  • Vooraf bestand controleren: Als deze is aangevinkt, wordt voor het uiteindelijk importeren van de gegevens eerst het bestand gecontroleerd op fouten. Bevat het bestand geen fouten dan wordt direct begonnen met het importeren. Bevat het bestand wel fouten, dan wordt er een foutenlijst gegenereerd en er wordt dan niet geïmporteerd.

Statistieken

Voor 2 onderdelen (het controleren van het bestand en het importeren van de mutaties) worden statistieken bijgehouden.

  • Nieuw: dit is het aantal nieuwe mutaties in het bestand.
  • Gewijzigd: dit is het aantal gewijzigde mutaties in het bestand. Er kan alleen bepaald worden dat een mutatie een gewijzigde mutatie is door het gebruik van het extern mutatienummer.
  • Fouten: dit is het aantal gecontroleerde en foutief bevonden mutaties.

Foutenlijst

Als een mutatie fout is bevonden (door de controle of door de import zelf), wordt hiervan melding gemaakt in de foutenlijst. De foutmelding is opgebouwd uit:

  • Regelnummer: genummerd vanaf 1.
  • Kolomnaam: als de fout op een kolom slaat, bijvoorbeeld medewerker, dan wordt de kolomnaam vermeld. Slaat de fout op een regel dan zal deze leeg blijven.
  • Foutmelding: een beschrijving van de fout.

De foutenlijst kan worden geprint via de knop ‘Afdrukken’.

1.1 Specificatie importbestand

Het importbestand dient de volgende kolommen te bevatten:

Importeren externe urenmutaties

V= verplicht 

LET OP: Verlof en TVT uren dienen met Type 6 negatief (toename) of positief (afname) aangegeven te worden.

1.3 Het gebruik van extern mutatienummer 

Het externe mutatienummer is van belang als gecontroleerd moet worden of een mutatie al bestaat binnen de Alure administratie. Bestaat de mutatie (dus het externe mutatienummer is al geregistreerd binnen de administratie) dan wordt de mutatie overschreven als de mutatie nog niet is verwerkt of er wordt een foutmelding gemaakt dat de mutatie al verwerkt is en niet geïmporteerd kan worden. Het externe mutatienummer moet uniek zijn binnen de Alure administratie en niet binnen het importbestand. 

Het wordt aanbevolen om gebruik te maken van het externe mutatienummer. Het externe mutatienummer moet zelf worden ingevoerd in het te importeren bestand, Alure biedt hiervoor geen extra faciliteiten. 

1.4 Directory structuur 

Het is aan te bevelen om vaste directory structuur aan te maken waarin importfiles worden neergezet. Gebruik voor het importbestand één en dezelfde benaming (met de instellingen vastzetten hoeft dan ook niet iedere keer weer het importbestand geselecteerd te worden). Na het correct importeren wordt het importbestand gearchiveerd in dezelfde directory. 

1.5 Overig bestandsformaat 

Het formaat van het importerende bestand moet van het type tekst(tab als scheidingsteken) (*.txt) zijn. 

1.5.1 Tab gescheiden tekst bestand 

Het meest gebruikte medium om data te presenteren is Excel. Voer de data in volgens de ‘specificatie importbestand’ in Excel. Velden die niet van toepassing zijn moeten leeg gelaten worden. 

Let op: gebruik van Kolomkoppen / headers is hier niet toegestaan. 

Bijvoorbeeld: kolom A wordt medewerker nummer, kolom B wordt het jaar enzovoort. Voor het invoeren van nummers en char (zie specificatie van het importbestand) voer de waarde in. Voor de kolom datum (kolom G) moet de cel eigenschap zijn: datum (formaat dd-mm-yy of dd-mm-yyyy). Voor de kolommen aantal (L) en bedrag (O) moet de cel eigenschap zijn: getal met 2 decimalen. 

Importeren externe urenmutatie

Afbeelding: Voorbeeld tekst bestand in Excel.

Gebruik Opslaan Als om het document te bewaren. Kies hiervoor als bestandstype ‘Tekst (tab als scheidingsteken) *.txt’. Het bestand is klaar om geïmporteerd te worden in Alure.

1.2 Het Importeren

Als alle gegevens zijn ingevuld in de selectiegegevens kan begonnen worden met het importeren. De onderstaande flow geeft aan hoe het import proces is opgebouwd:

Importeren externe urenmutaties

Nog enkele opmerkingen:

Als het importeren van mutaties een fout oplevert bij een mutatie, dan wordt er een foutmelding gegenereerd in de foutenlijsten. Het proces stopt, er wordt dan geen enkele mutatie geimporteerd.

Het archiveren van het importbestand heeft als doel dat bij een succesvol importeren van mutaties niet het gevaar bestaat dat hetzelfde importbestand weer opnieuw wordt ingelezen. Het importbestand wordt hernoemt naar importbestand + volgnummer. Bijvoorbeeld het importbestand is ‘F:\Import\ALUREMUT.TXT’ dan wordt het gearchiveerde bestand ‘F:\Import\ALUREMUT.TXT.001’ .

Download het volledige overzicht ‘Importeren externe urenmutatie’ hier.