Weekstaat mutatie

Stappenplan: Hoe voer ik een weekstaat mutatie in?

1.1 Weekstaat openen

Wanneer je Alure opstart dan opent Alure met jouw persoonlijke Alure omgeving ‘Mijn Alure’. Vanuit Mijn Alure kun je de voor je geautoriseerde Alure functionaliteit en gegevens gebruiken. Aan de linkerkant zie je de werkgebieden in Alure waarvoor je geautoriseerd bent. Het eerste werkgebied is ‘Alure Vandaag’. Via Alure Vandaag kun je direct je weekstaat invoeren en raadplegen door in ‘Mijn weekstaten’ op de juiste week te klikken. Via Weekstaat mutatie open je altijd je actuele verlofsaldo.

1.1.1 Alure Vandaag

Door met de rechtermuisknop bovenin een venster te klikken kun je selecteren wat je wilt zien.

Weekstaat mutatie

 

1.1.2 Mijn Weekstaten

Hierbij worden je eerste niet afgesloten weekstaat, de daarop volgende weekstaat en de daaraan voorafgaande weekstaten weergegeven. Doormiddel van een gekleurde klok wordt de status van de weekstaat aangegeven:

  • Groen: Nieuwe weekstaat
  • Oranje (Geel): In deze weekstaat zijn al uren geregistreerd. De weekstaat is nog niet afgesloten / definitief
  • Rood: De weekstaat is afgesloten / definitief
  • Blauw: je weekstaat is gefiatteerd door de verantwoordelijke

Door dubbel te klikken op een van deze weekstaten wordt de betreffende weekstaat geopend.

1.2 Weekstaat mutaties invoeren

Nadat je in Alure de weekstaat hebt geopend toont Alure je het scherm Invoeren weekstaat mutaties van die week.

Weekstaat mutatie

Dit scherm biedt je de volgende mogelijkheden.

Weekstaat mutatieToevoegen van mutatieregels;
Weekstaat mutatieVerwijderen van mutatieregels;

Weekstaat mutatiePrinten van de weekstaat;

Weekstaat mutatieDefinitief maken van de weekstaat;

Weekstaat mutatieHeropenen van de weekstaat. Deze knop is alleen beschikbaar voor gebruikers die geautoriseerd zijn voor de functie ‘Heropenen weekstaat’, deze is onderdeel van de taak ‘Invoeren weekstaten alle gebruikers’. ALT+Z = ‘Zoom’ knop. Deze opent – afhankelijk van het actieve veld – een selectiescherm (jaar, periode, medewerker, cliënt, opdracht, werksoort). Dit kan ook bereikt worden door dubbel te klikken in het betreffende veld.

Weekstaat mutatie Automatisch naar volgende dag. Deze knop is een aan/uit knop. In de aan stand verschijnt in de volgende mutatieregel automatisch de volgende datum indien het aantal normuren voor een dag overschreden is (In de administratie is de controle op normuren ingesteld op normuren per dag) of indien er meer dan 1/5 deel van de normuren per week op een dag geboekt wordt (In de administratie is de controle op normuren ingesteld op normuren per week).

Navigeren door weekstaten
Weekstaat mutatie
De pijltjes links en rechts naast jaar, periode en week maken het mogelijk om naar voorgaand cq. volgend jaar/periode of week te gaan. In de velden kan handmatig een waarde ingevuld worden. Bij het invullen van een weeknummer wordt het de periode door Alure automatisch bepaald.

1.2.1 Invoeren weekstaat mutatie

  • Type: Selecteer het type weekstaat mutatie dat je wilt invoeren. Je kunt kiezen uit: Selecteer 1=werksoort (= standaard), 2=kostensoort (bijvoorbeeld aantal km’s of aantal salarisstroken) of 3 = incidentele kosten
  • Cliënt zoeknaam: Selecteer de cliënt waarop je de uren of kosten wilt verantwoorden. In dit veld kun je tevens op zoeknaam en nummer van de cliënt zoeken. Je kunt tevens dubbelklikken of via Alt-Z de cliënt zoeken. Cliënt wordt automatisch ingevuld.
  • Opdracht: Selecteer het boekjaar waarop de uitgevoerde werkzaamheden of kosten betrekking hebben. De opdracht is niet hetzelfde als het kalenderjaar.
  • Werksoort: Selecteer de werksoort waarop je de uren wilt verantwoorden. Je kunt zowel op nummer als op omschrijving zoeken. Invoer is uitsluitend mogelijk wanneer je voor het type werksoort hebt gekozen.
  • Kostensoort: Selecteer hier de eenheidskosten waarop je de kosten wilt verantwoorden. Je kunt zowel op nummer als op omschrijving zoeken. Invoer is alleen mogelijk als je voor het type kostensoort heeft gekozen;
  • Datum: Voer de datum in waarop je de uren of kosten wilt verantwoorden. Via de kalender kun je een andere datum selecteren.
  • Aantal: Hier vul je het aantal eenheden van het type in. Bij werksoorten is dat het aantal tijdseenheden, meestal in uren. Bij eenheidskosten is dit het aantal eenheden, bijvoorbeeld het aantal kilometers bij reiskosten. Het aantal uren kan tot twee decimalen nauwkeurig worden weergegeven.
  • BTW: Selecteer de BTW code. Invoer is alleen mogelijk wanneer je voor het type incidentele kosten hebt gekozen;
  • Bedrag: Voer hier het te verantwoorden bedrag in. Invoer is alleen mogelijk wanneer je voor het type incidentele kosten hebt gekozen;
  • Omschrijving: Je kunt hier optioneel een omschrijving aan de mutatie toekennen. Deze omschrijving verschijnt niet op de declaratie, maar enkel op overzichten voor intern gebruik.

TIP!:

  • F5: Met de knop F5 kun je de waarde van een veld vastzetten. Voer je hiertoe eerst de waarde in het veld in dat je wilt vastzetten. Vervolgens klik je op F5. Links onderin het beeld zie je de melding F5 is geactiveerd. Alure houdt deze waarde net zo lang vast tot je wederom op dit veld F5 klikt. Je ziet dan de tekst F5 is gedeactiveerd.
  • F12: Met de knop F12 kun je per veld de inhoud van de vorige regel kopiëren.

Je herhaalt deze stappen totdat je alle uren voor deze weekstaat heeft verantwoord. Tussentijds kun je je weekstaat afsluiten door deze via het kruis rechtsboven te sluiten. De volgende keer kun je de weekstaat weer openen en aanvullen.

Wanneer je alle mutaties juist en volledig hebt verantwoord maak je je weekstaat definitief.  Weekstaat mutatie

1.2.2 Weekstaat mutaties in detail  

In het onderste gedeelte van je weekstaat zie je per regel de detailinformatie over de ingevoerde mutatie. Tevens zie je per dag de totaal ingevoerde uren en je productiviteitspercentage. Aan de tekstkleur van het totaal aantal geboekte uren is te zien of er een afwijking is ten opzichte van het aantal normuren. Een groen totaal geeft aan dat er meer uren geboekt zijn dan de normuren. Een rood totaal geeft aan dat er minder dan het aantal normuren geboekt is.

1.2.3 Weekstaat definitief maken

Wanneer je alle mutaties juist en volledig in de weekstaat heeft verantwoord dan maak je je weekstaat definitief. Je geeft hiermee aan dat je gereed bent met je weekstaat. Om de weekstaat definitief te maken klik je op Weekstaat mutatie.

Wanneer je je weekstaat definitief hebt gemaakt, kunt je deze niet meer heropenen en eventueel wijzigen.

Weekstaat heropenen
Wanneer na het afsluiten van een weekstaat blijkt dat deze onvolledig of incorrect is ingevoerd, dan moet de weekstaat eerst heropend worden, voordat deze aangepast kan worden. In de autorisatie is vastgelegd of je geautoriseerd bent om een afgesloten weekstaat te heropenen.

Om een weekstaat te heropenen kies je voor Weekstaat mutatie

Alure kan ingericht zijn om een controle uit te voeren op het verantwoorden van het aantal normuren. Wanneer je de weekstaat definitief wilt maken en je weekstaat is niet volledig dan toont Alure je de melding dat het aantal verantwoorde uren niet conform je normuren is.

1.2.4 Controle op normuren

Alure kan ingericht zijn om een controle uit te voeren op het verantwoorden van het aantal normuren. Wanneer je de weekstaat definitief wilt maken en je weekstaat is niet volledig dan toont Alure je de melding dat het aantal verantwoorde uren niet conform uw normuren is. Afhankelijk van de inrichting kun je het verschil accepteren en de weekstaat definitief maken. Of je dient eerst je uren te verantwoorden zodanig dat het saldo gelijk is aan je normuren.

Afhankelijk van de richtlijnen op je kantoor dien je een tekort op je normuren te verantwoorden door het verschil aan uren of alsnog op een cliënt te verantwoorden of op kantoor als vakantie of opname van TvT/overwerk uren.

Een overschrijding van je normuren dien je bijvoorbeeld negatief te verantwoorden op TvT/Overwerk. Negatief boeken op de werksoort TvT/Overwerk betekent dat je TvT/Overwerk saldo toeneemt.

1.2.5 Medewerker selecteren

Dit veld is alleen beschikbaar wanneer je geautoriseerd bent om weekstaten van andere gebruikers te beheren. Via een dubbelklik in dit veld, of Alt-Z of directe invoer van het medewerker nummer, selecteert je de gewenste medewerker. Na selectie wordt de weekstaat van deze medewerker geopend en kun je hierin wijzigingen doorvoeren.

1.2.6 Verlofuren raadplegen

In Alure kun je op ieder moment je actuele saldo raadplegen. Het overzicht van de verlofuren geeft bijvoorbeeld inzicht in:

  • Vakantie uren
  • ATV uren
  • Tijd voor tijd

Deze drie omschrijvingen zijn standaard door Alure ingesteld. In je situatie kan hiervan zijn afgeweken. Mutaties in de verlofuren worden gemaakt via de weekstaat. Wanneer je werksoorten gebruikt die zijn aangemerkt als Vakantie, ATV of Tijd voor tijd dan worden deze direct verwerkt in het saldo verlofuren.

In Mijn Alure kies je voor Weekstaat muteren Je ziet je volledige verlofoverzicht met opgebouwde vakantiedagen, ATV dagen en Tijd voor tijd.

1. Selecteer via de verlofnavigatie het gewenste jaar.

Verlofuren Detail

Verlofuren kunt je per week en per dag inzien en printen Weekstaat mutatie Weekstaat mutatie

Download het volledige overzicht ‘Weekstaat mutatie’ hier.