Wat is een administratie?

Een (zakelijke) administratie is een geordende verzameling van alle gegevens en documenten die te maken hebben met een organisatie. Denk aan contracten, verzekeringspolissen, kilometerregistratie, urenregistratie, salarisadministratie, etc. Een boekhouding is de financiële administratie (zakelijke in- en uitgaven) van een organisatie en is een onderdeel van de administratie.

Wat valt onder een administratie?

Onder een administratie vallen o.a. de volgende gegevens:

    • financiële administratie (= boekhouding)
      • verkoopfacturen
      • inkoopfacturen en bonnetjes zakelijke aankopen
      • bankafschriften van zakelijke rekeningen(en)
      • kasadministratie
      • belastingaanslagen en -aangiftes (omzet-, inkomsten-, vennootschapsbelasting)
    • klantenadministratie
  • reiskostenadministratie
  • urenregistratie
  • CRM-administratie
  • salarisadministratie
  • personeelsadministratie
  • voorraadadministratie
  • jaarrekeningen
  • en zakelijke documenten zoals offertes; zakelijke correspondentie inclusief e-mail; contracten zoals huur; lease; verhuur; koop; samenwerkingen en projecten; KvK-documenten; verzekeringspolissen; beheer inloggegevens

Waarom een administratie bijhouden?

Als organisatie is het bijhouden en het 7 tot 10 jaar bewaren van een controleerbare administratie verplicht om o.a. btw te kunnen betalen. Een goede financiële administratie vormt hiervoor de basis waar de Belastingdienst wettelijke eisen aan stelt. Zo moet uit de administratie duidelijk blijken hoeveel btw je moet betalen en hoeveel btw je van de Belastingdienst terugvraagt. Hoe je de administratie precies inricht is verder niet aan regels gebonden, zolang de gegevens die nodig zijn voor de btw-aangifte en voor opgaaf ICP eenvoudig terug te vinden zijn. Van overheidswege worden echter wel steeds meer verplichtingen opgelegd waar je met een offline administratie of een niet goed geordende administratie, niet of nauwelijks meer aan kunt voldoen. Denk daarbij aan je fiscale bewaarplicht, e-factureren en de privacyregels rondom GDPR. Daarnaast is een overzichtelijke administratie essentieel om het reilen en zeilen van een organisatie inzichtelijk te maken. Online boekhoudpakketten bieden daarbij uitkomst waardoor alle administratieve gegevens eenvoudig toegankelijk worden, alles netjes bewaard blijft conform de laatste wet- en regelgeving en er realtime rapportages gegenereerd kunnen worden waarmee op directieniveau bedrijfseconomische beslissingen genomen kunnen worden.

Wat is verplicht om bij te houden in je financiële administratie?

Om btw te kunnen betalen, verplicht de Belastingdienst je om in de financiële administratie per aangiftetijdvak minimaal de volgende overzichten bij te houden:

  • uitgaande facturen (bij factuurstelsel)
  • inkomsten (bij kasstelsel)
  • ontvangen facturen
  • privégebruik van goederen en diensten
  • verschillende btw-tarieven