Wat is boekhouden?

Boekhouden is het verplicht en structureel binnen je organisatie vastleggen van je financiële inkomsten, uitgaven en vermogenspositie. Dit doe je door o.a. alle ontvangen en verstuurde facturen, rekeningen en bonnen vast te leggen waardoor je in je boekhouding precies ziet welke omzet en welke kosten er intern gemaakt worden, welke investeringen er gedaan zijn en hoe de organisatie er financieel voor staat via een winst- en verliesrekening. Boekhouden dient twee hoofddoelen 1) het inzichtelijk maken van de financiële positie van je organisatie op basis waarvan je bedrijfseconomische beslissingen kunt nemen en 2) het verplicht afleggen van verantwoording aan de Belastingdienst waarvoor je belastingaangiftes moet kunnen doen en waarbij je eventueel in aanmerking komt voor regelingen voor belastingaftrek.

Waarvoor dient boekhouden?

Boekhouden is voor elk ondernemer belangrijk omdat je de financiële huishouding van je bedrijf moet kunnen verantwoorden aan de Belastingdienst. Daarnaast geeft boekhouden inzicht in de bedrijfsvoering. Het helpt je om goede keuzes te maken voor de continuïteit van je onderneming.

Verplicht bijhouden van een boekhouding

Inspecteurs van de Belastingdienst de administratie binnen een redelijke termijn eenvoudig moeten kunnen controleren. Als je boekhouding niet volledig is en/of niet binnen een redelijke termijn te controleren is of als je jouw boekhouding niet lang genoeg bewaart, kan dit gevolgen hebben.

Wat is online boekhouden?

Online boekhouden is het via internet bijhouden van je financiële administratie met behulp van een online (webbased) boekhoudprogramma. Online boekhouden wordt veelal als een SaaS-oplossing (Software as a Service) aangeboden in de vorm van een abonnement per maand, kwartaal of per jaar. De boekhouding staat met een online boekhoudpakket niet langer lokaal op een computer of in ordners in de kast, maar in de cloud op internet waardoor de software automatisch uitgebreid kan worden met nieuwe functionaliteiten. Met dergelijke software kun je onder meer automatisch facturen en bankafschriften inboeken en kun je diverse andere administratieve handelingen vereenvoudigen via koppelingen (API’s) met andere systemen. Bijvoorbeeld koppelingen met je bank, je CRM-pakket en een app voor het inscannen van facturen en bonnen. Sinds de introductie in het jaar 2000 is online boekhouden uitgegroeid tot een volwassen en veilige methode om te boekhouden, waarbij de programma’s met een Zeker Online certificaat als veiligste aangemerkt kunnen worden

Wat zijn de voordelen van online boekhouden?

Online boekhouden biedt veel voordelen. Zo heb je met een internetverbinding waar en wanneer je maar wilt toegang tot je administratie; kun je met verschillende mensen tegelijkertijd op afstand in je administratie werken en hoef je je niet langer zorgen te maken over de (nieuwste) wet- en regelgeving en de veiligheid van al je data, inclusief die van je klanten.

Samengevat, werk je door online te boekhouden doorgaans:

  • slimmer omdat je diverse rapportages kunt genereren
  • eenvoudiger, vaker en sneller doordat je veel handelingen automatiseert
  • realtime ongeacht plaats en tijd omdat je altijd via internet toegang hebt
  • betrouwbaarder op basis van bijgewerkte cijfers
  • veilig versleuteld en geback-upt in de cloud door de softwareleverancier
  • makkelijker samen met je accountant, financiële afdeling en/of andere collega’s
  • efficiënter door softwarekoppelingen met o.a. je bank, je CRM-pakket, etc.
  • toekomstgericht conform de nieuwste wet- en regelgeving van o.a. de Belastingdienst
  • milieuvriendelijker op afstand en zonder papier