Wat betekent ‘Scan en herken’?

Scan en herken’ is de vaak gebruikte term voor digitaliseringstools waarmee je eenvoudig met je mobiele telefoon facturen en bonnen op papier digitaal maakt. Met een app op je smartphone scan je een factuur in om de factuur of bon direct daarna online door te kunnen sturen naar je boekhouding. Je scant daarbij niet alleen de factuur in, maar de factuur wordt veelal als pdf-bestand ook ‘leesbaar’ voor de software waarin je je boekhouding bijgehoudt. Gegevens als de naam van de leverancier en het bedrag van de factuur worden dan – veelal door gebruik van zelflerende software –  automatisch door de software herkend en correct in de boekhouding geboekt. Met name als gevolg van de vergaande digitalisering en de verscherpte voorwaarden die de Belastingdienst stelt rondom de fiscale bewaarplicht van ondernemers en organisaties, bieden ‘Scan en herken’ tools uitkomst. Want om aan de voorwaarden van de bewaarplicht te kunnen voldoen, is het als organisatie raadzaam om zowel digitale facturen als fysieke facturen en bonnen digitaal te bewaren zodat de complete administratie voor de Belastingdienst gedurende 7 jaren toegankelijk en controleerbaar blijft. Ondernemers die de verantwoordelijkheid voor het correct bewaren van hun administratie willen vereenvoudigen, maken vaak gebruik van een digitaliseringstool oftwel ‘Scan en herken’ apps.