CLASSIC Veel gestelde vragen en antwoorden

Het aantal overheidsorganisaties waaraan het Nederlandse bedrijfsleven facturen zal sturen is beperkt. Bovendien moet, bij verzenden van de factuur, de controle of de ontvanger is aangesloten heel efficiënt verlopen. Daarom is gekozen om met een centraal adresboek te werken. Vanuit iedere Twinfield-administratie moet het eigen klantenbestand daarom worden gekoppeld aan dat centrale adresboek. Het adresboek in InvoiceSharing is dus alleen een vertaling van eigen klantenbestand naar centraal geregistreerde overheidsorganisaties.

De facturen met definitieve status worden automatisch opgehaald uit de administratie, zodat deze door InvoiceSharing in het UBL-formaat kunnen worden omgezet. Om dit mogelijk te maken, moeten inloggegevens aan InvoiceSharing worden verstrekt. Je kunt InvoiceSharing bellen of eventueel een e-mail sturen om deze door te geven. Met deze gegevens worden Twinfield en InvoiceSharing aan elkaar gekoppeld. Alle vragen worden in het ticketsysteem van InvoiceSharing geregistreerd.

De facturen met definitieve status worden automatisch opgehaald uit de administratie zodat deze door InvoiceSharing in het UBL-formaat kunnen worden omgezet. Om dit mogelijk te maken, moeten inloggegevens aan InvoiceSharing worden verstrekt. Je kunt InvoiceSharing bellen of eventueel een e-mail sturen om deze door te geven. Met deze gegevens worden Twinfield en InvoiceSharing aan elkaar gekoppeld. Alle vragen worden in het ticketsysteem van InvoiceSharing geregistreerd.

E-facturatieproces

Als je een overheidsorganisatie een factuur wilt sturen, controleer eerst in InvoiceSharing of deze overheidsorganisatie al bestaat in het generieke adresboek. Als dit niet het geval is, of als je binnen de overheidsorganisatie aan een andere afdeling of een ander persoon factureert, moet deze adressering eerst in het generieke adresboek worden opgenomen. Omdat je contact hebt met je opdrachtgever, kun je zelf deze vraag het beste stellen en de organisatie vragen zich te registreren in het SimplerInvoicing-netwerk.

InvoiceSharing zal monitoren of de eerste keer een factuur kan worden afgeleverd, zodat kan worden gecontroleerd of de toevoeging aan het centrale adresboek juist is.

E-facturatie vanuit Twinfield

Partner InvoiceSharing heeft de mogelijkheid om de (definitieve) facturen uit Twinfield Classic op te halen en om te zetten in een UBL-factuur, waarna deze in het netwerk kan worden gerouteerd.

De UBL factuur moet worden verzonden via het e-acturatie-netwerk (SimplerInvoicing-netwerk). Iedere ondernemer die e-facturen aan de overheid wil sturen, moet zich aanmelden bij dit netwerk met een uniek gegeven zoals KvK- of btw-nummer. Overheden hebben een eigen identificatie, namelijk het OIN (Overheidsidentificatienummer). Een Billing Service Provider (BSP) geeft toegang tot dit netwerk.
Wolters Kluwer heeft voor het takenpakket van een Billing Service Provider een partner, InvoiceSharing. Deze taken zijn onder andere het controleren en registreren van aanmeldingen, het controleren van ontvangers bij iedere verzonden factuur en het routeren van e-facturen binnen de overheid.

De eenmalige registratie neemt slechts enkele minuten in beslag.

De oplossing van het versturen van e-facturen brengt geen extra kosten met zich mee, er zijn wel kosten verbonden aan het gebruik van de Boekhoud-Robot.
De Boekhoud-Robot van InvoiceSharing heeft verregaande mogelijkheden om facturen met meerdere regels direct in boekingen om te zetten. Dit zijn meestal inkoopfacturen, maar kunnen ook verkoopfacturen zijn wanneer deze bijvoorbeeld in een ander facturatiepakket gemaakt zijn. Deze Boekhoud-Robot is via Wolters Kluwer Basecone beschikbaar en is ook gekoppeld aan Twinfield. De Boekhoud-Robot maakt het voeren van uw boekhouding efficiënter en beter. Heb je interesse in de Boekhoud-Robot, neem dan contact op met Wolters Kluwer Basecone.

Dat is een logische gedachte omdat belastingaangiftes kunnen worden ingediend via Digipoort – en we dus een beveiligde verbinding met de overheid hebben. Toch gaat Twinfield niet zelf via Digipoort eFacturatie verzorgen. Twinfield zou dan de taken van Billing Service Provider op zich moeten nemen. Net als vele collega-softwareleveranciers heeft Twinfield ervoor gekozen deze taken bij een gespecialiseerde partij te laten en een samenwerking aan te gaan.

Twinfield zou dan ook de taken van Billing Service Provider op zich moeten nemen. Net als vele collega-softwareleveranciers heeft Twinfield ervoor gekozen deze taken bij een gespecialiseerde partij te laten en een samenwerking aan te gaan.

Er zijn, naast InvoiceSharing, andere BSP’s die toegang geven tot het SimplerInvoicing-netwerk. De enige andere manieren zijn door zelf een aansluiting met Digipoort op te zetten of door facturen in te voeren via het leveranciersportaal van de Rijksoverheid. Al deze oplossingen zullen extra werk of kosten met zich meebrengen.

Wat is e-facturatie en wie krijgt ermee te maken?

Een e-factuur is een gestructureerd, digitaal bestand (maar geen pdf) waarbij alle gegevens altijd op een vaste plek in het bestand staan en hun eigen betekenis hebben. Een e-factuur kan vanuit het ene geautomatiseerde systeem elektronisch worden verwerkt in het andere systeem. Handmatige verwerking is daarmee verleden tijd.
E-facturatie wordt door de overheid gestimuleerd met als uiteindelijk doel een geautomatiseerde keten. Verzenden en ontvangen wordt geautomatiseerd, afzender en ontvanger geverifieerd dus spookfacturen behoren tot het verleden. De stip op de horizon is het laten verwerken van facturen door robots.

In e-facturatie hebben we een UBL-factuur en een netwerk. De UBL-factuur is te vergelijken met een brief (de vorm) en het netwerk lijkt op aangetekend verzenden met ontvangstbevestiging – waarbij zowel de verzender als de ontvanger zich moeten legitimeren.
E-facturatie geeft je de zekerheid dat jouw brief uitsluitend aan de juiste ontvangende partij wordt overhandigd en je krijgt een ontvangstbevestiging zodat je kunt aantonen dat je een brief gestuurd hebt.

Het kabinet heeft met het bedrijfsleven afgesproken dat per 1 januari 2017 alle leveranciers van de Rijksoverheid bij nieuwe inkoopovereenkomsten, dus contracten afgesloten vanaf 1 januari 2017, hun factuur elektronisch moeten indienen.

Sinds er voor 2017 nieuwe afspraken zijn gemaakt met een centrale overheidsorganisatie is sprake van een nieuwe inkoopovereenkomst. Een inkoopovereenkomst is niet iets waar alleen ‘grote’ bedrijven mee te maken krijgen: als een loodgieter reparaties verricht op een ministerie en er zijn in 2017 (nieuwe) afspraken gemaakt dan heeft de loodgieter een nieuw contract afgesloten. De loodgieter zal in dit voorbeeld een e-factuur moeten indienen.

Vanaf 2017 geldt de e-facturatieverplichting alleen nog voor zaken doen met de centrale overheidsorganisaties, dus niet voor provinciale- en gemeentelijke organisaties zoals ziekenhuizen en waterschappen. De verplichting voor deze lokale overheden geldt vanaf 2018 (zie voor een overzicht van overheidsorganisaties: https://almanak.overheid.nl/.

Een Billing Service Provider (BSP) geeft toegang tot het e-facturatienetwerk. Wolters Kluwer heeft voor het takenpakket van een BSP een partner, InvoiceSharing. Deze taken zijn onder andere het controleren en registreren van aanmeldingen, het controleren van ontvangers bij iedere verzonden factuur en het routeren van e-facturen binnen naar de verschillende overheidsorganisaties.

SimplerInvoicing is een stelsel van afspraken tussen softwareleveranciers en e-factuurdienstverleners, dat het mogelijk maakt om e-facturen uit te wisselen tussen deze partijen. SimplerInvoicing is geen eigen platform. Je kunt SimplerInvoicing het beste vergelijken met het SMTP-protocol in e-mail en je ERP-pakket / e-facturatiedienstverlener als een e-mail service provider. SimplerInvoicing stroomlijnt processen voor zowel verzenders als ontvangers. Niet alleen voor bedrijven van alle soorten en maten, maar ook voor overheden en zelfs consumenten.

SimplerInvoicing is het netwerk van ERP- en accounting pakketten en e-facturatie dienstverleners. Via dit netwerk wordt het voor bedrijven mogelijk om elektronische facturen te versturen vanuit eigen software, die direct in de financiële administratie van de ontvangende overheidsorganisatie kan worden ingelezen. Ook maakt SimplerInvoicing eenvoudige uitwisseling van e-facturen tussen bedrijven onderling mogelijk.

Binnen het beveiligde SimplerInvoicing-netwerk wordt bij verzenden al gecontroleerd of de ontvanger wel bekend is in het netwerk, dus dit kan niet gebeuren.

Als we een vergelijking maken met een geldtransport, dan kun je InvoiceSharing zien als de geldtransportauto: InvoiceSharing zorgt voor een betrouwbare aflevering van de verkoopfactuur aan de klant. Zie ook: www.invoicesharing.com
InvoiceSharing werkt ook samen met de Wolters Kluwer ‘Document hub’ Basecone. De mogelijkheden die deze samenwerking biedt leest u onder “Welke stappen zijn mogelijk om de keten verder te automatiseren?”.

Eigenlijk zijn er alleen maar voordelen. Wel brengt de implementatie beperkte investeringskosten met zich mee. Denk aan aanpassingen die betrokken medewerkers, processen en procedures raken.

Toekomst en voordelen van e-facturatie

Sinds 01-01-2017: De centrale overheid neemt alleen nog digitale facturen in behandeling.
Vanaf 2018 moet alle facturatie aan lokale overheden via e-facturatie en naar verwachting krijgt iedereen krijgt ermee te maken. Onder lokale overheden vallen gemeentes, waterschappen, ziekenhuizen of de bibliotheek.
Maar e-facturatie biedt ook andere mogelijkheden in de toekomst. Stel je voor: In de timeline van Twinfield NEO facturatie zie je in de toekomst (afhankelijk van hoe efficiënt status wordt terug gemeld) of je klant de factuur bekijkt, of de factuur wordt goedgekeurd en of de factuur betaalbaar gesteld wordt. Dit zou een enorme vooruitgang zijn in debiteurenbeheer of Cash flow prognose.

E-factureren is de toekomst. Het is sneller, gemakkelijker, nauwkeuriger en scheelt de ondernemers veel administratie. Bovendien kunnen partijen hiervan ook financieel profiteren. Uit onderzoek van Deloitte is gebleken dat als Nederland versneld overstapt op e-factureren, bedrijven op termijn jaarlijks 1,2 miljard euro besparen. Alle partijen die hierbij betrokken zijn onderkennen dat zo’n mijlpaal noodzakelijk is.
Bovendien is er sinds 01-01-2017 al sprake van geverifieerde partijen, zodat binnen het netwerk geen spookfacturen kunnen worden verstuurd.
‘Last but not least’ belooft de overheid de rekeningen sneller te betalen.

De overheid neemt het voortouw om e-facturatie op de kaart te zetten. Na de Rijksoverheid accepteren ook de lokale overheden vanaf 2018 alleen nog e-facturen. Het aantal bedrijven in Nederland dat dan over de mogelijkheid zal moeten beschikken om elektronisch te factureren zal enorm groeien: Het ontwerpbureau dat een nieuwe huisstijl maakt voor de bibliotheek, de elektricien die een reparatie verricht in het zwembad of de snackbar die na de gemeenteraadsvergadering bitterballen brengt, ze krijgen allemaal te maken met e-facturen. Waarom zouden ondernemers bij onderling zaken doen niet ook overstappen op elektronisch factureren door middel van UBL? Als de ontvangende partij ook werkt met bijvoorbeeld Basecone kan hij/zij elektronische facturen ontvangen, waardoor deze niet meer handmatig hoeven worden ingevoerd.
De eerste stap is dus: zelf elektronische facturen gaan sturen aan klanten.
Ook aan de ‘inkoopzijde’ is grote tijdswinst te behalen door met de Boekhoud-Robot te gaan werken (zie ook ‘Zijn er kosten verbonden aan eFacturatie?’). Er wordt ten onrechte nog weleens gedacht dat het scannen van een factuur gelijk staat aan het volautomatisch maken van een correcte boeking. Dit is niet het geval, maar het automatisch boeken – naast het scannen & herkennen en inlezen van UBL, kan met behulp van de Wolters Kluwer Basecone oplossing. Zelfs meer complexe facturen, zoals in de horeca met meerdere regels en verschillende btw-percentages, kunnen worden herkend en omgezet in een boeking. Daarnaast is het mogelijk zich aan te sluiten op een factuurplatform: bepaalde leveranciers sturen niet langer een factuur, maar plaatsen deze op een beveiligd portaal. Deze kunnen automatisch worden opgehaald en afgeleverd via Basecone.