E-facturatie

Per 18 april 2019 moeten de Rijksoverheid, de decentrale overheden en alle andere aanbestedingsplichtige organisaties e-facturen kunnen ontvangen en verwerken. Ben je leverancier van de Rijksoverheid? Dan ben je al vanaf 1 januari 2017 verplicht e-facturen te sturen. De verplichting tot e-facturatie is onderdeel van de inkoopvoorwaarden van de Rijksoverheid en geldt sinds 1 januari 2017 bij nieuwe contracten.

Sinds 18 april 2019 zijn ook de decentrale (lokale) overheden en alle andere aanbestedingsplichtige organisaties verplicht om e-facturen te kunnen ontvangen en verwerken.

Wat is e-factureren?

Online factureren of digitaal facturen is niet hetzelfde als elektronisch factureren of e-factureren. Bij online of digitaal factureren verstuur je je factuur als een pdf via mail. Met elektronisch factureren stuur je facturen in UBL, een programmeertaal die door bepaalde software uitgelezen kan worden. Voor het uitsturen van e-facturen gelden bepaalde wettelijke eisen bovenop de andere eisen die ook voor digitaal of online factureren gelden. Deze extra eisen zijn:

  • dat je klant akkoord moet gaan met het feit dat hij een e-factuur ontvangt.
  • is je klant niet akkoord, dan mag hij die e-factuur weigeren.
  • je moet ervoor zorgen dat je de factuur altijd voor de mens leesbaar kunt maken.

Waarom e-factureren?

Binnen Nederland versturen bedrijven elk jaar miljoenen facturen naar de overheid. Veel van deze facturen worden nog handmatig verwerkt. Dit kost tijd en geld. Ook is de kans op fouten groter en wordt het milieu onnodig belast. E-facturatie, waarbij de gehele facturatie 100% elektronisch verloopt, brengt grote efficiency-voordelen met zich mee.

Voordelen e-facturatie

  • Gemak en snelheid omdat de verwerking automatisch verloopt.
  • Milieubewuster omdat de papierstroom achterwege blijft.
  • Nauwkeuriger omdat er geen fouten worden gemaakt door handmatige verwerking.
  • Goedkoper omdat je geen print- en portokosten hebt.

Meer weten? Kijk op www.e-factureren.info.

E-facturen en e-facturatie

UBL-facturen versturen via Twinfield

De overheid gebruikt het UBL-formaat om e-facturen te versturen. Met deze opmaak kun je digitale facturen op een relatief eenvoudige en gestandaardiseerde manier inlezen in een boekhoudprogramma. Sinds 2016 kun je via Twinfield facturen versturen in UBL-formaat. Via de Basecone-koppeling kun je UBL-facturen van leveranciers ontvangen.

Twinfield UBL Ready

Na het succesvol doorlopen van de UBL-Ketentest mag Twinfield zich officieel UBL Ready noemen.

Factureren vanuit Twinfield via PEPPOL

Twinfield-gebruikers kunnen vanaf 1 januari 2017 e-factureren aan de Rijksoverheid. Hiervoor heb je een eenmalige registratie (als verzender) binnen het PEPPOL-netwerk nodig. Voor iedere factuur moet immers worden gecontroleerd of de ontvanger in het netwerk bekend is.

Twinfield werkt hiervoor samen met deze partners:

Factureer je niet vanuit Twinfield? Controleer dan of jouw facturatiepartner toegang heeft tot het PEPPOL-netwerk.

Je hebt vast wel van UBL gehoord. UBL is een bestandsformaat en staat voor Universal Business Language. Misschien associeer je UBL ook wel met een andere term die met UBL in verband wordt gebracht: ‘robotic accounting’. Robotic accounting is zoiets als: taken in het voeren van de administratie zoveel mogelijk automatiseren.

In het voeren van een boekhouding wordt UBL als universeel bestandsformaat in het facturatieproces gebruikt.

Lees meer over UBL
Twinfield Verkoop
Twinfield Classic