E-facturatie

Ben je leverancier van de Rijksoverheid? Dan ben je al vanaf 1 januari 2017 verplicht e-facturen te sturen. Deze verplichting is onderdeel van de inkoopvoorwaarden van de Rijksoverheid en geldt sinds 1 januari 2017 bij nieuwe contracten.

Wat is e-factureren?

Online factureren of digitaal facturen is niet hetzelfde als elektronisch factureren of e-factureren. Bij online of digitaal factureren verstuur je je factuur als een pdf via mail. Met elektronisch factureren stuur je facturen in UBL, een programmeertaal die door bepaalde software uitgelezen kan worden. Voor het uitsturen van e-facturen gelden bepaalde wettelijke eisen bovenop de andere eisen die ook voor digitaal of online factureren gelden. Deze extra eisen zijn:

  • dat je klant akkoord moet gaan met het feit dat hij een e-factuur ontvangt.
  • is je klant niet akkoord, dan mag hij die e-factuur weigeren.
  • je moet ervoor zorgen dat de factuur altijd voor de mens leesbaar gemaakt kan worden.

Waarom factureren?

Binnen Nederland versturen we jaarlijks zo’n 12 miljoen facturen aan de overheid, waarvan 1,5 miljoen facturen aan de Rijksoverheid. Dit zijn niet alleen facturen in pdf-vorm maar ook nog steeds veel factureren op papier. Verwerking daarvan kost veel tijd en geld omdat daar handmatig werk bij komt kijken. Niet alleen de kans op fouten neemt toe, maar ook het milieu wordt onnodig belast. E-factureren waarbij de gehele facturatie 100% elektronisch verloopt, biedt de overheid voordelen. Voordelen zoals:

  • Gemak en snelheid omdat de verwerking automatisch verloopt
  • Milieubewuster omdat de papierstroom achterwege blijft
  • Nauwkeuriger omdat de kans op fouten door handmatige verwerking groter is
  • Goedkoper. Geen print- en portokosten.

Meer weten? Kijk op www.e-factureren.info.

E-facturen en e-facturatie

UBL

Een UBL factuur is een standaard formaat dat door de overheid wordt gebruikt om e-facturen te versturen. Het is een opmaak die het mogelijk maakt om digitale facturen met behulp van standaardisering op een relatief eenvoudige manier in te lezen in een boekhoudprogramma

Twinfield is UBL-ready

Twinfield heeft het in 2016 mogelijk gemaakt om facturen te versturen in UBL formaat. Via de Basecone-koppeling kunnen UBL-facturen van leveranciers ontvangen worden. Na het succesvol doorlopen van de UBL-Ketentest mag Twinfield zich UBLReady noemen.

 

Twinfield oplossing met partner InvoiceSharing

Twinfield-gebruikers kunnen vanaf 1 januari 2017 e-factureren aan de Rijksoverheid. Hiervoor is een eenmalige registratie binnen het gecontroleerde netwerk nodig, want voor iedere factuur moet worden gecontroleerd of de ontvanger in het netwerk bekend is. Voor deze twee aspecten werkt Twinfield samen met de partner InvoiceSharing.

Je hebt vast wel van UBL gehoord. UBL staat voor Universal Business Language. Misschien associeer je UBL ook wel met een andere term die met UBL in verband wordt gebracht: ‘robotic accounting’. Robotic accounting is zoiets als: taken in het voeren van de administratie zoveel mogelijk automatiseren.

UBL is dus een taal en dat geeft precies de verhouding weer: een taal is een middel waarmee je een doel bereikt. Als je in een klein dorpje op het Franse platteland een croissant wilt bestellen bij de lokale bakker (doel) is het handig als je de Franse taal spreekt (middel).

Lees meer over UBL
Twinfield neo
Twinfield Classic