Wat is omnummering?

Je kunt grootboekrekeningen omnummeren maar ook bijvoorbeeld administratiecodes en codes van debiteuren, crediteuren of kostenplaatsen. Omnummeren betekent altijd dat je een code wilt vervangen door een andere, unieke, code. De meestvoorkomende reden is om al je administraties te standaardiseren.

We kennen 3 typen omnummeringen:

  1. omnummeren van grootboekrekeningen
  2. omnummeren van administratiecodes
  3. omnummeren van debiteuren, crediteuren en/of kostenplaatsen
Typen omnummeringen

1. Omnummering van grootboekrekeningen

Het omnummeren van grootboekrekeningen is de meestvoorkomende omnummering, waarbij het oude rekeningschema omgenummerd wordt naar een nieuw rekeningschema.

Over het algemeen wil je grootboekrekeningen omnummeren als het oude rekeningschema niet langer overzichtelijk is en je voor alle grootboekrekeningen een nieuwe start wilt maken. Met name accountants en administratiekantoren doen dit zodat ze in alle administraties met hetzelfde rekeningschema kunnen werken. Aanleiding is vaak een nieuwe koppeling met een ander softwarepakket. Het grote voordeel van standaardisatie is dat je voor al je klantadministraties maar één sjabloon hoeft aan te maken.

De kosten zijn
€ 60,-

2. Omnummering van administratiecodes

Het omnummeren van administratiecodes is raadzaam als er verschuivingen plaatsvinden in de structuur van je organisatie of als er binnen je kantoor een zekere wildgroei aan administratiecodes is ontstaan.

Op basis van offerte

3. Omnummeren van debiteuren-/ crediteurencodes of kostenplaatsen

Vergelijkbaar met het omnummeren van grootboekrekeningen en administratiecodes kun je ook de codes van debiteuren, crediteuren en kostenplaatsen omnummeren naar een nieuwe codereeks.

Ook dit doe je over het algemeen omdat je de code wilt standaardiseren bijvoorbeeld na een koppeling met een ander softwarepakket. Ook kun je ervoor kiezen om kostenplaatsen om te nummeren naar een ander nummer/formaat.

€ 60,-
per administratie

Omnummeren in 6 stappen

Om codes voor je te kunnen omnummeren, hebben we vooraf de oude en de nieuwe codereeksen van je nodig. Om dit uniform bij ons te kunnen aanleveren, hebben we een voorbeeld omnummerbestand in Excel voor je gemaakt.

Stap 1: Aanleveren
Login in Twinfield en klik in de navigatie op het vraagteken. Klik vervolgens op de tab ‘Create a Case’ en vul hier in dat het om een omnummer-aanvraag gaat. Voeg als bijlage je omnummer-bestand in Excel toe, zoals het voorbeeldbestand en stuur de case in.

Stap 2: Beoordeling
Als je ons voorbeeldbestand in Excel hebt gebruikt, kan er niet veel misgaan. Om een soepele omnummering te kunnen garanderen, checken we het bestand echter nog wel even op bijvoorbeeld samenvoegingen die hier niet in mogen voorkomen.

Stap 3: Terugkoppeling
Hebben we toch iets in het bestand gevonden dat een goede omnummering in de weg zit, dan nemen we z.s.m. contact met je op om deze punten te bespreken. Meestal lossen we e.e.a. ter plekke op of leggen we uit wat er nog moet gebeuren. In dat laatste geval wachten we met het definitief omnummeren totdat je ons het definitieve bestand hebt kunnen sturen.

Stap 4: Opdrachtbevestiging
De super user van je omgeving ontvangt een e-mail met daarin de opdrachtbevestiging. Deze dient digitaal ondertekend te worden.

Stap 5: Uitvoering
Als de opdrachtbevestiging getekend is, spreken we een tijdstip met je af waarop wij de omnummering gaan doorvoeren. Op het moment van de omnummering mag niemand ingelogd zijn in de desbetreffende administraties. Het is belangrijk hier rekening mee te houden. We bepalen dus samen een tijdstip waarop iedereen uitgelogd kan zijn.

Stap 6: Terugkoppeling
Direct na de omnummering, krijg je opnieuw een terugkoppeling van ons dat de omnummering geslaagd is.

Handleiding bestand omnummering

Excel-voorbeeldbestand omnummeren
Download hier het voorbeeld omnummerbestand in Excel.

Voorkom samenvoegingen
Om met je bestand te kunnen omnummeren, mogen er geen samenvoegingen in voorkomen. Met andere woorden: alle nieuwe codes die je in gebruik wilt nemen, moeten uniek zijn. Een voorbeeld van een samenvoeging is bijvoorbeeld dat een code al ergens in de administratie gebruikt wordt. Dat mag niet. Nieuwe codes mogen niet al ergens in Twinfield voorkomen en dus ook niet in de lijst van oude codes (zie hieronder voorbeeld 1).

Belangrijk hierbij is bovendien dat er geen onderlinge overlap mag zijn tussen de coderingen van debiteuren, crediteuren en kostenplaatsen. Het is bijvoorbeeld niet mogelijk om een debiteur te coderen naar een codering die al wordt gebruikt voor een kostenplaats (zie hieronder voorbeeld 2).

Een andere samenvoeging die je moet zien te voorkomen is de samenvoeging waarbij twee oude codes worden omgenummerd naar één en dezelfde nieuwe code. Dit betekent dat elke nieuwe code slechts voor 1 grootboek, administratie, debiteur, crediteur of kostenplaats kan verwijzen. Dubbelingen worden door de software van Twinfield niet geaccepteerd (zie hieronder voorbeeld 3).

Voorbeelden van niet toegestane samenvoegingen

  1. Voorbeeld samenvoeging nieuw=oud
  2. Voorbeeld samenvoeging debiteur bestaat al als kostenplaats
  3. Voorbeeld samenvoeging nieuw=nieuw

Uitleg gebruikte termen

  • Organization code: dit is de codering van de omgeving waarin je werkt. Tevens de code die je gebruikt als je in Twinfield inlogt
  • Company code: dit is de codering van de administratie waarin je werkt. Ga in Twinfield naar >Algemeen >Systeem >Administratie wisselen. In de kolom ‘Code’ zie je de juiste code
  • Dimension type code: het type dimensie dat je wilt omnummeren. Bijvoorbeeld voor balansrekeningen BAS en voor winst- en verliesrekeningen PNL
  • Source code: dit is de huidige code in Twinfield die je wilt omnummeren naar een nieuwe
  • Target code: dit is de nieuwe code waarnaar moet worden omgenummerd. Belangrijke tip hierbij is dat het altijd makkelijker is om coderingen van bijvoorbeeld vier- naar vijf-cijferig om te zetten dan dat je binnen hetzelfde formaat gaat omnummeren. Dit heeft te maken met samenvoegingen. Samenvoegingen worden hierboven uitgelegd.