Overstapservice | Twinfield conversie

Twinfield biedt u de mogelijkheid om uw huidige administratie over te zetten naar uw nieuwe Twinfield omgeving. Dit noemen we converteren. Er zijn verschillende manieren waarop administraties geconverteerd kunnen worden. Hieronder worden de volgende onderwerpen besproken: auditfiles aanleveren, omnummeren en wat kunt u verwachten van Twinfield.

1. Algemene informatie
Conversie-gegevens

1.1 De twee hoofdactiviteiten binnen een conversie

Er zijn twee hoofdactiviteiten te benoemen wanneer het gaat om conversies:

• conversie van de stamgegevens

• conversie van financiële mutaties

Er kan op een gestandaardiseerde wijze eenvoudig geconverteerd worden vanuit verschillende bronsystemen aan de hand van een auditfile voor de belastingdienst. Een overzicht van de gegevens die geconverteerd kunnen worden is te vinden in onderstaand overzicht.

Twinfield kan het volgende bestand verwerken:

• Auditfile 2.0 (XML) bestands extensie .XAF

Mocht u dit bestand niet kunnen aanleveren, neemt u dan contact met ons op via NL-TAA-cso@wolterskluwer.com voor het bespreken van de mogelijkheden

Met behulp van een auditfile is het helaas niet mogelijk om subadministraties zoals inkoopboek, verkoopboek of projecten) van debiteuren of crediteuren te converteren.

Om ook uw openstaande posten op het moment van conversie over te kunnen zetten naar de nieuwe administratie dient u deze additioneel aan te leveren in de vorm van een Excelbestand. Een voorbeeldbestand (debiteuren en crediteuren) vindt u hier.

Indien uw huidige pakket geen auditfile kan genereren, dan kunt u contact op nemen met het Twinfield conversieteam via NL-TAA-cso@wolterskluwer.com. Afhankelijk van uw softwarepakket kunnen we de mogelijkheden van een conversie doornemen.

1.2 Overzicht van de typen conversies

De conversiemogelijkheden kunnen worden onderverdeeld in de volgende drie typen:

Type A: conversie van stamgegevens zonder financiële mutaties
Type B: conversie van stamgegevens inclusief financiële gegevens van het huidige en/of voorgaande boekjaar
Type C: maatwerk conversie. In overleg met uw accountmanager wordt een passende aanbieding gedaan

1.3 Omnummering grootboekrekeningen

Door uw grootboekrekeningen om te nummeren gaat u uw administratie in Twinfield standaardiseren. Gevolg hiervan is dat u eenvoudig en binnen een kort tijdsbestek uw standaard rapportagestructuur en uw rekeningschema kunt onderhouden.

Wat wordt wel omgenummerd?

Alle grootboekrekeningen die door u zijn aangegeven
Alle historische mutaties
Wat wordt niet omgenummerd?

De omschrijving van de grootboekrekeningen
NB: let op dat de auditfile alle grootboekrekeningen bevat waarop in de te migreren boekjaren mutaties hebben plaatsgevonden, ook als het actuele saldo nul is. Daarom adviseren wij u om niet alleen de grootboekrekeningen met saldo om te nummeren, maar ook alle rekeningen in uw rekeningschema.

1.4 Kosten

Standaard gelden onderstaande tarieven voor de conversiemogelijkheden:

Type A: € 60,-

Type B: Voorgaand boekjaar + huidig boekjaar € 150,- (nb elk extra boekjaar kost € 150,-)

Type C: Prijs op aanvraag

Omnummering indien van toepassing: € 60,-

Alle genoemde bedragen zijn exclusief btw en per administratie.

2. Stappenplan conversie

2.1 De voorbereiding; wat dient u te doen?

1. Controleer of uw administratie in evenwicht is:

• Sluiten uw openstaande posten debiteuren en crediteuren aan met het saldo op de grootboekrekeningen debiteuren en crediteuren?

• Zijn alle boekingen definitief verwerkt?

• Overige eventuele consistentie en/of technische controles dienen uitgevoerd te worden.

2. Controleer of er geen (handmatige-) journaalposten op winst- en verliesrekeningen zijn ingevoerd in periode 0. Deze boekingen kunnen niet in Twinfield worden geconverteerd.

3. Controleer of de debiteuren- en crediteurencodes elkaar niet overlappen.

Indien er wel een overlapping is, dienen de codes omgenummerd te worden. Hiervoor zijn twee mogelijkheden:

De omnummering vindt plaats naar de standaard codering van Twinfield, waardoor er bij de conversie een voorloop (1) geplaatst wordt bij de debiteurencode en een voorloop (2) bij de crediteurencode.
U levert bij de conversie een vertaaltabel aan om de bestaande codes om te nummeren naar de door u aangegeven codes.
Indien er geen overlapping is hoeft u geen aanvullende actie te ondernemen. Mocht u er echter voor kiezen alsnog de debiteuren en/of crediteurencodes om te nummeren, dan kunt u dit aangeven en een vertaaltabel meesturen.

4. Maak de auditfile aan voor elk boekjaar dat u wenst te converteren naar Twinfield.

5. Exporteer uw huidige openstaande posten debiteuren en crediteuren naar excel.

NB: Indien dit in uw huidig pakket niet mogelijk is, kunt u hier een voorbeeldbestand downloaden voor de aanlevering van uw openstaande posten.

6. Vul het online opdrachtformulier in (waarin u ook de conversiebestanden upload en meestuurt), onderteken het formulier en verstuur het naar Twinfield.

7. Belangrijk: maak geen boekingen meer in uw huidige pakket. Uw beginpunt in Twinfield is gelijk aan het eindpunt van uw huidig pakket.

2.2 De conversie; wat kunt u van Twinfield verwachten?

1. Binnen 5 werkdagen (met uitzondering van Type C) na aanlevering van alle bestanden en documenten wordt de conversieopdracht bij Twinfield in behandeling genomen.

2. De stamgegevens Grootboek, Debiteuren en Crediteuren worden geconverteerd op basis van de aanwezige gegevens in de auditfile.

3. De mutaties worden op grootboekniveau geconverteerd.

NB: Alleen de beginbalans van het “oudste” aangeleverde boekjaar wordt geconverteerd, overige beginbalansen worden door middel van de functionaliteit “Jaarafsluiting” in Twinfield gegenereerd. Additionele boekingen (correcties) in de beginbalans worden niet meegenomen, behalve bij het ‘oudste’ aangeleverde boekjaar.

4. De openstaande posten debiteuren en/of crediteuren worden geconverteerd.

NB: Debiteuren- en crediteurenhistorie op de debiteuren- en crediteurenkaart kunt u na de conversie niet meer raadplegen in Twinfield. De debiteuren- en crediteurenkaarten bouwt u in Twinfield opnieuw op.

5. De administratie(s) wordt (worden) met definitieve boekstukken opgeleverd, hierdoor kan de integriteit van de geconverteerde gegevens gewaarborgd worden.

6. Twinfield stuurt een e-mail dat de aangeleverde administratie(s) is (zijn) geconverteerd.

7. Webinar (0,5 uur per administratie) voor controles en aansluitende werkzaamheden.
Het webinar bevat:

Financiële controle en waar nodig aanvullen

  • Volledigheid geconverteerde stamgegevens
  • Aansluiting financiële administratie met bronsysteem (proef- en saldibalans)
  • Aansluiting tussen balans en sub administraties
  • Bij conversie meerdere boekjaren de jaareinde-functie in Twinfield uitvoeren om de beginbalans van het volgende jaar te creëren

Inrichten administratie (indien van toepassing)

  • Instellen systeemrekeningen administratiebeheer
  • Btw instellingen
  • Instellen kas- en bankdagboek(en)
  • Aanmaken overige in gebruik zijnde valuta anders dan de euro
  • Controleren en/of aanpassen van de maskers van de verschillende dimensietypes: balans-, winst,- & verliesrekeningen, debiteuren en crediteuren

2.3 De afwikkeling

Acceptatie van de conversie melden aan Twinfield

Nadat u het bericht hebt ontvangen dat de conversie voltooid is, dient u binnen vijf dagen een aantal controles uit te voeren. In deze periode dient u de conversie te controleren en eventuele onvolkomenheden vast te stellen en te rapporteren aan het conversieteam van Twinfield via NL-TAA-cso@wolterskluwer.com. Als u binnen vijf dagen melding maakt van onvolkomenheden zal Twinfield de conversie controleren aan de hand van de oorspronkelijk aangeleverde gegevens. Indien noodzakelijk zullen er correcties worden uitgevoerd en deze correcties zullen opnieuw aan u worden gemeld. Indien Twinfield na vijf werkdagen geen reactie heeft mogen ontvangen is de conversie stilzwijgend geaccepteerd. Ook als er boekingen gedaan worden in de geconverteerde administratie, wordt de conversie als geaccepteerd beschouwd.

  1. Veel boekhoudpakketten nemen enkel definitief verwerkte boekstukken op in de auditfile
  2. Raadpleeg de helpfunctie van uw huidig pakket voor een handleiding om de auditfile te genereren
  3. Eventuele verdichtingen in uw rekeningschema worden niet geconverteerd, deze dienen na de conversie ingericht te worden in uw administratie(s)
  4. Hierdoor kunt u de uw historische mutaties tot op grootboekniveau raadplegen na de conversie
  5. Hierdoor heeft u per relatie inzichtelijk welke facturen er open staan en kunt u uw binnenkomende en uitgaande betalingen afletteren (matchen) met de openstaande factuurVoor het overzetten van uw administratie(s) is het noodzakelijk dat u bovenstaande goed heeft gelezen en u akkoord gaat met dit stappenplan.